内部沟通是获得一个有价值的位置因为商业领袖知道沟通是组织比分布信息。一个有效的内部沟通团队可以帮助塑造一个更好的员工经验,提高生产率,促进公司文化,等等。
与任何其他部门在业务,负责内部沟通将会有一个详细的计划包含目标和kpi。不可避免的是,这种内部通讯计划也将包含即将到来的项目连接到组织的路线图和需求。不管它是开放登记或计划竞选公司合并,一个内部沟通计划将为每一个项目都有详细的时间表和交付。
如果你是负责开发、改善,或交付计划,沟通矩阵可能是你已经知道的东西。本文概述了使用通信矩阵的好处当涉及到一个内部沟通项目,如推出一种新的内联网。
一个通信矩阵是什么?
一个矩阵可以构造一个简单的规划工具,没有任何特殊的软件或项目管理工具。你所需要的只是一张纸,一支笔,一把尺子如果你想要整洁(尽管一个协作电子表格可能工作好一点)。
的目标规划矩阵是一个最新的、可访问的任何项目的关键里程碑和利益相关者的概述。这可能包括涉及的人员、关键日期、目标、受众,交付和kpi。
尽管细节包括根据您的项目(例如,内部网推出可能包括哪些功能在不同的时间计划),涉及到的文档应该给每个人进步的高度概括和问责制。雷竞技网站上
为什么要使用通信矩阵?
作为我们的工作场所变得更加分散在全球格局,运行内部沟通项目变得具有挑战性。即使你没有适应多种语言和时区,然而,你可能仍然需要包括多个位置或员工群体。
通信矩阵可能包括你的听众是否远程或办公室,他们可以访问哪些设备,什么样的改变他们的工作模式。所有这些方面可能会影响你如何与观众沟通,所以可以考虑在你的内部通讯项目的交付。
此外,一个通信矩阵:
- 可以提高不同团队之间的沟通,因为每个人都可以看到交付和当他们需要什么。
- 简化项目提前列出了所有需要的输出(而不是特别的)。
通信矩阵示例
你设计的矩阵将完全取决于你的内部通讯项目。大多数矩阵有重叠的地方,所以这里有一些例子如何分类信息你需要跟踪。
内容——你需要提供什么信息?它是一次性宣布需要一个多通道的方法或持续运动,只会经由一个频道吗?
格式——沟通渠道你会使用吗?这可以非常不同所以最好限制格式只有一个频道,如电子邮件,在通信中使用后续行矩阵附加选项。
频率——这将每月或每年的基础上发生,例如?
创建的最后期限——日期沟通者需要有一个完整的草案。
编辑的最后期限——最后编辑的时候。
交付日期的日期和时间分布。
创造者——负责输出的人。
批准——任何利益相关者与编辑或管理批准。
目的——通知?教育吗?娱乐吗?你的目标是什么?
观众——与格式,这可能相差很大,所以要准备每行瞄准特定的员工子组。这可能只是经理或一线工人为一个特定的块。
测量——有数据测量你想要吗?这可能包括电子邮件的打开率内部网页面浏览量,或其他参与指标。
这些只是几个可能的夹杂物;矩阵会有所不同根据您的项目的复杂性和组织的大小。
如何构建一个通信矩阵内部网推出
准备推出一个新的内联网应该令人兴奋和精心策划。作为一个项目所消耗的时间、成本和资源达到释放,你的员工需要参与和教育他们应该如何使用它,对他们的好处是什么。
高级领导,技术团队,和其他利益相关者可能已经参与发展的新举措,但最后确定的细节应该在更广泛的业务沟通最大化订婚。
假设你为一个组织工作与10000名员工平均分配到四个国家。你可能认为最有效的方式推出新内部网是群2500名员工定义为居住国。
你的沟通矩阵是一系列通讯的输出,建立内部发射事件(虚拟、混合或面对面)为每一个阶段。这可以成为一个最佳的方法,因为它允许传播者测试和学习的每个阶段——看到了什么好,下次可以改进什么。
你会更加复杂,但它可能首先要找的是这样的:
| 内容 | 格式 | 观众 | 创造者 | 批准 | 的最后期限 | 分布 | 状态 |
| 第一阶段 | |||||||
| 急转弯 | 电子邮件 | 纽约办公室 | 约翰·K | Fauzia J | 6/12 | 6/21 | 完成 |
| 急转弯 | 电子邮件 | 远程 | 约翰·K | Fauzia J | 6/12 | 6/21 | 完成 |
| 急转弯 | 短信 | 所有 | 约翰·K | Fauzia J | 6/12 | 6/21 | 完成 |
| 急转弯 | 数字 标志 |
前线 | 约翰·K | Fauzia J | 6/12 | 6/21 | 完成 |
| 事件 邀请 |
电子邮件 | 所有 | 约翰·K | Fauzia J | 6/12 | 6/21 | 完成 |
| 事件 邀请 |
信件和礼物 | 所有 | 扫罗N | 黛西B | 6/15 | 6/30 | 在进行中 |
| 事件 | 混合(放大 与纽约办公室) |
所有 | 阿克伦 | 朱利安·C | 7/14 | 7/14 | 在进行中 |
| ICYMI回顾 | 电子邮件 | 所有 | 约翰·K | 阿克伦 | 7/12 | 7/15 | 没有开始 |
| ICYMI回顾 | 短信 | 前线 | 约翰·K | 阿克伦 | 7/12 | 7/15 | 没有开始 |
后每个阶段可以复制相同的内容和格式,也可以进行调整,以考虑在每个国家不同的观众。
类似地,如果一小部分员工参加了活动提前那么也许没有足够的沟通,所以更会被添加。
无论你选择沟通你的内部网推出,一页纸的沟通矩阵可以最简单的方法之一编译所有输出的细节,最后期限,和利益相关者,你需要保持你的项目。
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