威胁内部网项目的最大风险(以及如何减轻它们)

风险是一个事实任何项目。

即使是最好的计划和执行的软件实现也不能避免风险:无论我们多么勤奋，都会有外部因素威胁到我们项目的成功甚至启动。不确定性、恐惧、挑战和意外都是这个过程的组成部分，因为最终，没有人能预测未来——甚至项目经理也不能。

特别是软件开发和实现通常需要复杂的技术和专业技能或知识，从而产生额外的风险因素。即使您选择了一个开箱即用的解决方案，至少在纸面上，需要从业务中最少的投入或配置，风险管理仍然应该成为项目计划的核心部分。

失败不做准备，正如他们所说，就是准备失败。通过提前理解、预测和准备可能的风险来保护您的内部网软件项目，并帮助防止这些严重灾难的发生。

什么是“风险”?

如果你以前从事过任何类型的项目——软件或其他项目——很可能你以前遇到过风险。然而，有必要退后一步，提醒我们自己“项目风险”的定义到底是什么。

风险因素是可能发生的事件或条件，如果它们发生，可能对至少一个项目目标造成直接影响或偏离已预测的目标。

风险也被称为“威胁”，因为它们威胁到企业的成功，在极端情况下，甚至威胁到企业的生存。

17%的IT项目进展得非常糟糕，甚至威胁到公司的生存。(来源:麦肯锡公司与牛津大学合作．）

而内部网项目可能不是这样出现为了对您的业务构成危险，它们作为业务范围内工具的价值和地位可能会暴露出漏洞。简单地说，如果您的内部网项目出了问题，就有可能在整个组织中产生多米诺骨牌效应。

在交付一个intranet项目时，通常有两种不同类型的风险:

• 实现风险:拟议投资可能偏离原始或预期需求，导致成本高于预期的风险
• 结果风险:指投资可能无法满足组织的业务或技术需求，从而导致整体总收益降低的风险

考虑到你公司的规模、部门、结构和优先级，不同公司的风险因素会有所不同。对一个企业来说可能是巨大的威胁，但对另一个企业来说可能只是一个不便，因此值得花时间评估您的独特位置以及您的内部网项目面临的任何潜在挑战。

因此，下面的列表并不是详尽无遗的:但凭借我们多年在不同组织中支持和交付内部网项目的经验，我们已经能够挑选出最常见的“小问题”，以及如何减轻它们。

1.项目超支、延迟或超出预算

根据之间的整理研究麦肯锡公司和牛津大学在美国，大型IT项目平均超出预算45%，超时7%，而交付的价值比预期低56%。软件项目尤其存在成本和进度超支的高风险。

来源:麦肯锡，“按时、按预算、按价值交付大型IT项目”

内部网项目不仅在财务成本方面，而且在资源需求(人员、时间、变更的流程或业务优先级)方面，都是一项重大投资。每一个都代表了项目的潜在威胁或漏洞。

减轻这些风险的最简单方法，或者至少是将风险最小化，就是制定一个全面而清晰的项目计划。你需要设定项目的范围，并对其有所了解建立你的内部网需要多长时间，需要多少人．明确定义期望和资源需求，同时确保计划参与者充分了解可交付成果和时间表，这是至关重要的。设计或项目任务的概要应该清晰并有文件记录，并得到所有主要项目干系人的同意，以避免在项目后期出现异议或更改。内部网的主题和品牌，以及主页的设计，是内部网项目潜在风险的特定领域——多个涉众的输入可能导致意见不一致或相互冲突的想法。尽早明确地达成一致。

花点时间确定和定义签名或决策过程。谁对关键决策有最终决定权?应该咨询谁?是否有任何步骤或繁文缛节可以减少或取消，以简化交付和避免延误?

来自专业的内部网项目经理的支持，他可以与您的企业合作管理项目的元素，通过提供专门的接触点和项目所有者来帮助降低风险，他们将专注于交付。

2.缺乏利益相关者的支持

四分之三的项目失败是因为高级管理人员没有参与。Capterra）．

即使你是负责拥有和实施内网项目的人，让那些高层人士参与进来也将有助于推行必要的文化变革，防范低采用风险，并确保那些能够激励、激励和吸引用户的最重要的拥护者。

获得利益相关者的支持可能具有挑战性，特别是如果你无法接触到业务中的主要影响者。然而，一些简单的步骤将帮助你获得你所需要的必要的担保人。

• 花点时间规划出你的利益相关者-任何在你的内部网项目中有“利害关系”的人，从预算控制人员到最终用户。考虑他们对项目的兴趣程度以及他们对项目的影响力，以帮助你确定注意力应该集中在哪里。

• 确定他们的痛点或目标，以及您的Intranet项目将如何支持这些。通过将内部网的价值和回报个性化到其特定的优先级，您将更有可能获得对您的项目的支持——以及由此带来的优势。

(为特定部门和利益相关者制定不同的优先事项将有助于你在吸引赞助商时调整你的信息)。

• 保持沟通渠道畅通在整个项目中——甚至(或者尤其!)当事情出错的时候。不要因为害怕破坏关系而把你的头埋在沙子里或不标记问题。透明度和定期更新是关键。

寻找更多的支持以确保涉众购买您的内部网项目?我们的免费电子书，'如何让老板同意:8步计划确保涉众对你的项目买账提供实用的建议和支持，让你的项目得以签署并启动。

3.资源、角色和需求风险

一个典型的内部网项目需要来自多个个人或部门的输入，包括在实施期间和内部网上线之后。资源可能来自组织内部，也可能来自外部。

如果你的资源是内部的，你面临着员工在日常角色的同时兼顾项目责任的挑战。他们可能有冲突的优先级，或者被组织内的其他项目召集。

确保内部团队的角色和责任事先达成一致，形成文件并明确:个人应该确切地知道在项目期间和长期对他们的期望是什么。如果角色或职责发生变化，移交需要被记录并得到所有主要涉众的同意。

如果你可能无法获得必要的资源，在约定的时间内完成项目，制定应急计划，增加外部支持的预算。我们发现构建阶段经常需要额外的人手，如果没有有效的计划，许多项目会低估内容迁移所花费的时间。

想要获得构建内部网所需时间的实际估计吗?我们的自由内容构建计算器着眼于内容迁移的3个关键阶段，并提供了完成它所需要的时间和资源的现实估计。

需求也是项目风险的一个危险信号。如果需求在项目过程中发生变化，它可能很快导致长时间的延迟和不断上升的成本。确保你已经在你的业务中发现了机会，你独特的需求，并创建了清晰的目标，可以用来预先定义你的需求。我们的免费的业务案例工具包是为支持您完成此过程而设计的。

4.技术堆栈的复杂性

技术现在是大多数组织的核心。我们使用越来越多的不同工具和技术来完成工作，管理员工，与客户和供应商沟通，开发我们的商品或服务，等等。雷竞技rat

一个内部网项目包括增加组织技术堆栈的复杂性．这就产生了具有重复信息的竞争系统的风险，系统过程的崩溃，或者知识和信息的竖井的发生，所有这些都可能最终破坏项目的成功。如果您是一个拥有大量员工的大型组织，您还面临用户配置和去配置的负担。

此外，如果在您的内部网平台的应用程序或它在您的系统体系结构中的位置上走错了方向，那么您将面临许多可能影响您的it系统的潜在问题。如果像我们的许多客户一样，您的项目是由通信雷竞技rat、人力资源或营销部门支持的，那么这些考虑因素可能是您不熟悉的领域。

通过以下方式降低风险在流程的早期就引入IT或专家支持．由合格的系统架构师和工程师提供技术咨询和支持的内部网合作伙伴可以进一步降低风险，确保您的内部网的设计与您的数字工作场所相辅相成不破坏它。

考虑集成功能作为Intranet规范的一部分或需求清单;例如，Interact集成了许多目录，如Active Directory, Azure Directory，或通过使用Interact的Profile Sync API，支持来自多个源的用户的无缝和自动同步。然而，我们也建议在项目中尽早进行状态审查，在同步发生之前执行“春季大扫除”，并避免冗余的、不完整的或不存在的用户帐户被移动。

此外，与云存储提供商、Office 365或第三方平台的集成使您的系统和应用程序能够协同工作，简化您的数字工作场所并避免信息孤岛。

5.稳定性、性能和数据安全性

在考虑了您的内部网在您组织的技术堆栈中的位置之后，还存在与您的内部网软件本身相关的特定风险。

我们都经历过设计或执行糟糕的网站和软件的挫败感，这些网站和软件可能无法加载，显示一致的错误，在我们最需要的时候宕机，或者只是很难使用。诸如严重的系统停机时间、糟糕的用户体验和性能问题等问题是intranet采用和成功的重大威胁。

随着技术市场创新和发展的步伐，工具和应用程序必须始终如一地积极发展。如果您的内部网平台在特性和功能方面保持静态，或者不能适应商业软件市场其他地方的趋势，那么它很快就会变得多余雷竞技网站上。

此外，数据安全或内部系统和信息的风险在任何基于云的系统的管理风险中排名很高。如果您在一个高度兼容的环境中操作，那么对您的信息的威胁可能被视为使您的项目甚至终止的主要障碍，或者对您在实现期间能够采用的功能或特性施加重大限制。雷竞技网站上

解决这些风险的关键在于选择正确的内部网软件合作伙伴。作为投标过程的一部分，我们建议您采用至少符合ISO 27001标准的系统。建议你向供应商索要以下方面的文档:

• 渗透测试
• 漏洞扫描和入侵检测
• 数据加密
• 安全港
• 移动设备管理(MDM)

如果这些超出了您的舒适范围，请确保获得IT或具有相关知识的人员的支持，以审查您的选项，并确保您选择的解决方案满足任何内部需求。

还要注意所选择的内部网合作伙伴的稳定性、声誉和经验。他们能证明经济增长和金融稳定吗?他们是否有与类似行业、规模或类似要求的客户合作的经验?雷竞技rat他们多久发布一次产品更新?如果有任何问题或顾虑，他们能提供支持或服务台吗?

选择一个刚进入市场、缺乏创新或适应能力、或缺乏支持其产品的专业服务的合作伙伴，都会带来风险——无论是在intranet项目的实施过程中，还是从长期来看。

6.糟糕的内容管理

组织拥有巨大的知识资产。内部网的结构和设计应该合乎逻辑，直观和简单，确保您的员工有信心找到他们正在寻找的东西。

内部网中糟糕的内容管理将导致它成为信息的垃圾场。如果不进行适当的检查，内容就会变得多余、过时，并带来重复工作、浪费搜索时间的风险，甚至当用户访问或根据不正确的或旧的信息进行操作时，会出现不合规的情况。如果你的员工不能相信他们所访问的信息或内容是正确的，那么他们的使用量就会下降。你的内部网变成了一个信息墓地。

员工每天花1.8个小时搜索和收集信息，平均每周9.3个小时。”(来源:麦肯锡）

这种风险在那些组织只想将所有现有信息迁移到新平台上的项目中尤其普遍:从旧平台“拖放”到新平台。这种方法可以减少项目启动的时间，但它也是项目失败的最大风险之一。

将信息体系结构和治理作为规划过程的中心部分，或与内部网提供商合作，后者可以提供专家支持和专业服务，在此过程中指导您。根据用户类型创建角色了解常见任务或用户旅程将帮助您制定内容需求和正确的结构。对你现有的内容进行审计，找出任何信息空白，坚持以下三个关键原则:

分配内容的所有权，对内容的审查和更新频率进行治理，以及任何审批和版本控制需求的流程。由此，您应该能够构建站点层次结构，并确定内容应该放在哪里，如何对其进行分组，谁拥有它，以及如何为其提供用户能够理解的上下文—最终降低冗余风险。

7.低参与度、使用率或ROI交付失败

最终，任何新工具或软件成功的衡量标准是你的员工有多少使用它。

抗拒改变采用率低是任何新技术的共同风险。在任何给定的组织中，您都将面对具有不同技术能力或技能水平的用户以及各种需求或优先级的挑战。如果不能满足他们的期望，不能让他们参与到项目中，不能为角色提供价值，就会对整体的成功构成威胁。

低参与度可以通过解决我们已经强调的许多风险来最小化——让你的利益相关者参与进来，考虑用户体验，并创建一个可靠的内容计划。然而，定义成功最简单的步骤之一是首先明确您想要实现的目标:设定目标并对您现在的位置进行基准测试，以衡量您的内部网对您的业务产生了什么影响。

还要考虑您将如何启动您的内部网:有创意和吸引人的启动活动将使您的用户对他们的新技术感到兴奋和激励。这个伟大的坎特伯雷市议会的大卫·纽维尔的博客探讨了他们如何使用各种工具，包括命名比赛、视觉吸引力的品牌、“猜猜是谁?”的竞争，以及宣传他们新内部网iCan的品牌材料。

对用户、内容作者和管理员进行培训。根据企业文化和需求，考虑错开发布特性和功能，让员工有时间学习新雷竞技网站上技术并适应新技术。争取变革代理人和倡导者的支持，最好是来自您业务的不同部门或领域，他们可以以身作则，并在用户采用的过程中提供支持。

最后，花时间设计你的内部网主页，保持内部网的动态。当用户登录时没有新内容时，使用率就会下降:

风险管理，还是风险不利?

风险管理可以是一种平衡行为。虽然为了intranet项目的顺利交付，推荐识别和采取实际步骤来降低风险的过程，但在“恐惧因素”下操作和过度的风险不利可能是违反直觉的。

风险管理程序应有效，并为项目增加价值。没有的，实际上会慢下来项目——具有讽刺意味的是，增加了项目超支的风险、不断升级的成本、资源挑战等等。