如何识别内部网的关键涉众及其需求

本Kulakofsky•11月16日•5分钟阅读

根据韬睿惠悦的研究，有良好的沟通实践可以带来47%的高回报为了他们的股东。

考虑到这些收益，企业会尽全力关注和改善沟通吗尤其是他们可以在网上使用的工具之多。

现在有一些工具专注于改善沟通和工作效率的各个方面。许多人同意集成式数字工作场所尤其是内部网，是这些工具中最强大的，可以极大地有益于公司的通信实践。内部网作为“世界上最好的”解决方案，将社交、通信、人力资源和其他工具结合在一起。

部署内部网的公司会问的一个关键问题是谁是他们内联网项目的涉众。

当然，这个问题并不局限于内部网，而且是项目经理们经常遇到的问题。利益相关者的识别和参与是极其重要的;它帮助您确定谁将关注项目的最终结果，以及这些人将如何影响项目或更大的业务结果。如果你不能回答这些问题，就不能保证你的项目会成功。

网上有大量的资源解释如何识别涉众，其中许多是由项目经理编写的，也为项目经理服务。对于雇佣项目经理的公司来说，这是有意义的，因为在他们的工作描述中，执行所有重要计划的计划和执行。

然而，内部网项目在许多方面都是独一无二的。首先，项目经理并不总是负责的一方。相反，这一责任通常落在内部通信或IT部门身上。由于这个原因，内部网项目的涉众识别是不同的。

那么，那些负责领导内部网项目的人如何识别利益相关者呢?让我们从定义术语开始。

什么是涉众?

根据项目管理知识体系(PMBOK)指南中，涉众定义为:

“可能影响、被影响或认为自己受到某项决定、活动或项目结果影响的个人、团体或组织。”

不幸的是，公司通常对利益相关者的概念非常狭隘。例如，涉众有时仅限于高级管理人员、执行人员或项目的其他决策者。

然而，很容易看到员工和整个团队将如何受到或认为自己受到项目的决策、活动或结果的影响。这将它们牢牢地置于涉众的定义之中。硬币的另一面是，如果高级管理人员，甚至第三方也被纳入PMBOK的定义，他们就不能被遗忘。

这为那些可能被认为是利益相关者的人撒下了一张广泛的网。然而，这个定义有一些需要注意的地方。第一，没有保证员工、管理层和第三方都将成为利益相关者——更确切地说，这个定义试图不切断其中任何一个的可能性。

第二个警告是，并非所有的利益相关者都是平等的。如果首席执行官和一线员工都是项目的利益相关者，他们很有可能以不同的方式成为利益相关者。虽然他们都可能影响项目的结果，也可能被项目的结果影响，但这些影响对他们两人来说是截然不同的。

一旦确定，涉众必须根据他们的原因作为一个利益相关者。如何利用谁是涉众的知识可以是另一篇文章的主题，但要注意，他们不会以同样的方式发挥作用，这在识别他们时和在使用这些知识时一样重要。

关于识别项目干系人的文章，例如面向项目管理专业人员的无数篇文章，经常使用非常正式的工具来这样做。

项目管理研究圈的博客(根据项目管理知识体系也发布了关于涉众定义的信息)探索了这些工具中的几个，解释了如何使用它们来识别涉众。他们建议搜索可能的涉众的地方包括项目章程、合同文件、组织过程资产和企业环境因素、采访专家(极具影响力的涉众)，以及进行头脑风暴会议。

前三个工具都是具体的文件，用于审查和提取人名，只有进行头脑风暴会议才完全独立于这些文件。由于采访专家涉及到已经知道谁是极具影响力的利益相关者，因此不能被认为是独立的。

内部网项目与其他类型的项目在利益相关者识别方面有很大不同的原因是，内部网项目的一些最重要的利益相关者不能通过合同和章程来发现。

内部网的目的始终是纳亚．可能是这样提高参与度或更有效地分享知识．也许一家公司需要帮助将不同地点的现场工作人员或员工联系起来。这使得所有这些员工都成为极其重要的利益相关者，但他们的名字不会出现在任何关键文件中，比如合同。

与项目管理研究圈建议的其他工具相比，为内部网项目确定利益相关者的头脑风暴部分可以被理解为具有不成比例的权重。但是在头脑风暴的时候我们需要考虑什么呢?头脑风暴如何帮助确定涉众?

提出问题是识别内部网利益相关者的关键。

知道要问哪些问题是很棘手的，因为没有固定的问题集，而且这些问题可能因组织而异。然而，有一些提供了一个很好的起点，可能是大多数公司共同的。

首先也是最重要的是，询问有关内部网的目标．这不仅对于识别涉众很重要，因为如果内部网只是在没有进行适当规划的情况下实现，那么内部网是不可能成功的。如前所述，内部网的目标可以是从员工敬业度和保留率到更好的知识共享．

您的组织可能对其内部网有多个目标，而不是只有一个。规划和理解这些目标对于确定利益相关者很重要。例如，一旦你知道，你正在寻找在外地工作的员工彼此之间的联系，你就知道关键的利益相关者包括所有在外地工作且尚未连接的员工。

另一个重要的问题是谁参与了这个项目，具体是什么如何他们参与。

最终用户显然是这个问题的答案。一旦定义了项目目标，最直接参与项目的最终用户就会很清楚，他们的具体参与也会很清楚。正如我们前面提到的，内部通信和IT是两个最有可能领导和管理内部网项目的部门。他们和其他决策者也必须包括在内。

项目管理研究圈博客提出的其他问题是:

这些都是非常重要的问题，而且都与内部网有关。识别intranet涉众是创建一个成功的intranet项目的必要部分。如果做得好，给你的组织带来的好处是惊人的。