威胁内部网项目的最大风险(以及如何减轻这些风险)

风险是一个事实任何项目。

即使是最好的计划和执行的软件实现也不能避免风险:无论我们多么勤奋，都会有外部因素威胁到我们项目的成功甚至启动。不确定性、恐惧、挑战和意外都是这个过程的一部分，因为最终，没有人能预测未来——即使是项目经理。

特别是软件开发和实现通常需要复杂的技术和专业技能或知识，从而产生额外的风险因素。即使您选择了开箱即用的解决方案，至少在纸面上，需要最少的业务输入或配置，风险管理仍然应该成为项目计划的中心部分。

没做好准备，就像他们说的，准备失败。通过提前了解、预测和准备可能的风险来保护您的内部网软件项目，并帮助防止这些严重灾难的发生。

什么是“风险”?

如果您以前承担过任何类型的项目——软件或其他项目——那么您很有可能以前遇到过风险。然而，有必要退后一步，提醒我们自己什么是真正属于“项目风险”的定义。

风险因素是可能发生的事件或条件，如果它们发生，可能对至少一个项目目标造成直接影响，或与预测结果产生偏差。

风险也被称为“威胁”，因为它们威胁到企业的成功——在极端情况下，甚至威胁到企业的生存。

17%的IT项目进展非常糟糕，甚至威胁到公司的生存。(来源:麦肯锡公司与牛津大学合作。）

而内部网项目可能不会出现为了对您的业务构成威胁，它们作为业务范围工具的价值和地位可能会暴露漏洞。简单地说，如果您的内部网项目出了问题，就有可能在整个组织中产生多米诺骨牌效应。

在交付内部网项目时，通常存在两种不同类型的风险:

• 实现风险:建议的投资可能偏离原始或预期的需求，从而导致比预期更高的成本的风险
• 结果风险:指投资可能无法满足组织的业务或技术需求，导致整体总收益降低的风险

考虑到你的公司规模、部门、结构和优先事项，风险因素会因业务而异。对一个企业来说可能是一个巨大的威胁，对另一个企业来说可能只是一个不便，所以值得花时间评估你的独特地位和内部网项目的任何潜在挑战。

因此，下面的列表并不详尽:但凭借我们多年来在各种组织中支持和交付内部网项目的经验，我们已经能够挑选出最常见的“问题”，以及如何缓解它们。

1.项目超支、延期或超出预算

根据整理研究之间麦肯锡公司和牛津大学在美国，大型IT项目平均超出预算45%，超出时间7%，同时交付的价值比预期少56%。特别是软件项目，成本和进度超支的风险很高。

来源:麦肯锡，“按时、按预算、按价值交付大型IT项目”

内部网项目不仅在财务成本方面，而且在资源需求方面(人员、时间、更改的流程或业务优先级)都是一项重大投资。其中每一个都代表了项目的潜在威胁或漏洞。

减轻这些风险的最简单的方法，或者至少最小化它们，是一个全面而清晰的项目计划。您需要列出项目的范围，并了解建立内部网需要多长时间，需要多少人。明确定义期望和资源需求，同时确保参与计划的人员充分了解可交付成果和时间表，这是至关重要的。设计或项目任务的概要应清晰并以文件形式记录，并得到所有主要项目干系人的同意，以避免在项目后期产生异议或变更。内部网的主题和品牌，以及主页的设计，是内部网项目潜在风险的特定领域——在这些领域，多个利益相关者的输入可能导致意见分歧或相互冲突。尽早就这些问题达成一致。

还要花时间确定和定义签名或决策过程。谁对关键决策有最终决定权?应该咨询谁?是否有任何步骤或繁文缛节可以减少或取消，以方便交付和避免延误?

来自专业内部网项目经理的支持，可以与您的业务合作管理项目的元素，可以通过提供专门的接触点和项目所有者来帮助降低风险，他们将专注于交付。

2.缺乏利益相关者的支持

四分之三的项目失败是因为高层管理人员没有参与。Capterra）。

即使您是负责拥有和实现内部网项目的人，让高层人士参与进来也将有助于推出必要的文化变革，防范低采用风险，并确保那些能够激励、激励和吸引用户的重要支持者。

获得利益相关者的支持可能是具有挑战性的，特别是如果你无法接触到业务中的主要影响者。然而，一些简单的步骤将帮助您获得所需的必要赞助商。

• 花点时间绘制出你的利益相关者-任何与你的内部网项目有“利害关系”的人，从预算控制人员到最终用户。考虑他们对项目的兴趣程度以及他们影响项目的能力，以帮助你找出应该把注意力集中在哪里。

• 确定他们的痛点或目标，以及您的内部网项目将如何支持这些。通过将内部网的价值和回报个性化到他们的特定优先级，您将更有可能获得对您的项目的支持——以及由此带来的优势。

(为特定部门和利益相关者制定不同的优先事项，将有助于你在吸引赞助商时调整你的信息)。

• 保持沟通渠道畅通在整个项目中——甚至(或者特别是!)当事情出错的时候。不要把头埋在沙子里，也不要因为害怕危及关系而忽视问题。透明度和定期更新是关键。

在确保利益相关者购买您的内部网项目方面寻找更多的支持?我们的免费电子书，如何让老板同意:一个8步计划，以确保利益相关者购买你的项目提供实用的技巧和支持，让你的项目签署，并开始。

3.资源、角色和需求风险

一个典型的内部网项目将需要来自多个个人或部门的输入，无论是在实现期间还是在内部网上线之后。资源可能来自组织内部，也可能来自外部。

如果你的资源是内部的，你面临的挑战是员工要在日常工作的同时兼顾他们的项目责任。他们可能有冲突的优先级，或者被召集到组织内的其他项目中。

确保内部网团队的角色和职责事先得到同意、记录和澄清:个人应该确切地知道在项目期间和长期内对他们的期望是什么。如果角色或职责发生变化，则需要将交接记录下来，并得到所有主要涉众的同意。

如果存在无法获得必要资源以在商定的时间表内交付项目的风险，请制定应急计划，为外部支持提供额外预算。我们发现构建阶段经常需要额外的人手，而且没有有效的计划，许多项目低估了内容迁移可能花费的时间。

想对建立内部网需要多长时间有一个实际的估计吗?我们的自由内容构建计算器着眼于内容迁移的3个关键阶段，并提供完成所需时间和资源的现实估计。

需求也是项目风险的危险信号。如果需求在项目期间发生变化，它可能很快导致冗长的延迟和不断上升的成本。确保你已经确定了你的业务中的机会，你独特的需求，并创建了清晰的目标，可以用来预先定义你的需求。我们的免费商业案例工具包旨在帮助您完成此过程。

4.技术栈复杂性

技术现在是大多数组织的核心。我们使用越来越多不同的工具和技术来完成工作，管理员工，与客户和供应商沟通，开发我们的产品或服务，等等。雷竞技rat

内部网项目包括增加了组织的技术堆栈的复杂性。这就带来了具有重复信息的竞争系统的风险，系统过程的崩溃，或者知识和信息的竖井，所有这些都可能最终破坏项目的成功。如果您是一个拥有大量员工的大型组织，那么您还面临用户配置和取消配置的负担。

此外，如果内部网平台的应用程序或它在系统体系结构中的位置出现错误，就会面临可能影响it系统的大量潜在问题。如果像我们的许多客户一样，您的项目是由通信雷竞技rat、人力资源或营销部门支持的，那么这些考虑可能是不熟悉的领域。

通过以下方式降低此风险在流程的早期引入IT或专家支持。内部网合作伙伴提供技术咨询和支持，由合格的系统架构师和工程师可以进一步降低风险，确保您的内部网的设计是为了补充您的数字工作场所不破坏它。

考虑集成功能作为内部网规范的一部分或需求清单;例如，Interact集成了许多目录，如Active Directory、Azure Directory，或者通过使用Interact的Profile Sync API，实现了来自多个源的用户的无缝和自动同步。但是，我们还建议在项目中尽早进行状态检查，以便在同步发生之前执行“春季清理”，并避免移动冗余、不完整或不存在的用户帐户。

此外，与云存储提供商、Office 365或第三方平台的集成使您的系统和应用程序能够协同工作，简化您的数字工作场所并避免信息孤岛。

5.稳定性、性能和数据安全性

在考虑内部网在组织的技术堆栈中的位置之后，还存在与内部网软件本身相关的特定风险。

我们都经历过设计或执行不佳的网站和软件无法加载、始终显示错误、在我们最需要它们的时候宕机或难以使用的挫败感。诸如关键的系统停机时间、糟糕的用户体验和性能问题等问题是对内部网的采用和成功的重大威胁。

随着技术市场创新和发展的步伐，工具和应用程序必须始终如一地积极发展。如果您的内部网平台在特性和功能方面保持静态，或者不能适应商业软件市场其他地方出现的趋势，那么它很快就会变得雷竞技网站上多余。

此外，数据安全或内部系统和信息的风险在任何基于云的系统的管理层关注的风险中排名很高。如果您在一个高度合规的环境中操作，那么对您的信息的威胁可能会被视为使您的项目获得批准的主要障碍，或者对您在实现过程中能够采用的功能或特性施加重大限制。雷竞技网站上

解决这些风险的关键在于选择正确的内部网软件合作伙伴。作为招标过程的一部分，我们建议采用符合ISO 27001标准的系统作为最低标准。向供应商索取以下文件也是明智的:

• 渗透测试
• 漏洞扫描和入侵检测
• 数据加密
• 安全港
• 移动设备管理(MDM)

如果这些超出了您的舒适范围，请确保获得IT或具有知识集的人的支持，以审查您的选项，并确保您选择的解决方案符合任何内部需求。

还要注意你所选择的内部网合作伙伴的稳定性、声誉和经验。他们能证明增长和金融稳定吗?他们是否有与类似行业、规模或类似要求的客户合作的经验?雷竞技rat他们多久发布一次产品更新?如果有任何问题或顾虑，他们能提供支持或服务台吗?

选择一个刚刚进入市场的合作伙伴，没有展示出创新或适应性，或者缺乏支持其产品的专业服务，所有这些都会带来风险——无论是在内部网项目的实施过程中，还是在长期内。

6.内容管理不善

组织拥有巨大的知识资产。内部网的结构和设计应该符合逻辑、直观和简单，以确保你的员工有信心找到他们想要的东西。

内部网上糟糕的内容管理将导致它成为信息的垃圾场。如果没有适当的检查，内容就会变得冗余、过时，并且会带来重复工作、浪费搜索时间的风险，甚至在用户访问或处理不正确或旧的信息时出现不合规的情况。如果你的员工不能保证他们访问的信息或内容是正确的，使用率就会下降。你的内部网变成了信息墓地。

“员工每天花1.8个小时——平均每周9.3个小时——搜索和收集信息。”(来源:麦肯锡）

这种风险在组织只是想将所有现有信息迁移到新平台上的项目中尤其普遍:从旧平台“拖拽”到新平台。这种方法可能会减少项目启动的时间，但它也是项目失败的最大风险之一。

使信息体系结构和治理成为规划过程的中心部分，或者与能够提供专家支持和专业服务的内部网提供商合作，以指导您完成此过程。根据用户类型创建角色了解常见的任务或用户旅程将帮助您规划内容需求和正确的结构。对现有内容进行审核，找出信息缺口，坚持以下三个关键原则:

分配内容的所有权，围绕内容的审查和更新频率进行治理，以及批准和版本控制需求的任何流程。由此，你应该能够设计你的网站层次结构，决定内容应该放在哪里，如何分组，谁拥有它，以及如何给你的用户一个可以理解的上下文——最终减少冗余的风险。

7.低参与度、使用率或未能实现ROI

最终，衡量任何新工具或软件成功与否的标准是你的员工实际有多少使用它。

抗拒改变和采用率低是任何新技术的共同风险。在任何给定的组织中，您都将面临具有不同技术能力或技能水平以及不同需求或优先级的用户的挑战。如果不能满足他们的期望，不能让他们参与到项目中，或者不能向角色交付价值，就会威胁到整体的成功。

低参与度可以通过解决我们已经强调过的许多风险来最小化——通过让你的利益相关者参与进来，考虑用户体验，并创建一个可靠的内容计划。然而，定义成功最简单的步骤之一就是首先明确你想要实现的目标:设定目标和基准，以便评估内部网对你的业务产生了什么影响。

还要考虑你将如何发布内部网:创意和吸引人的发布活动将让你的用户为他们的新技术感到兴奋和激励。这个伟大的来自坎特伯雷市议会的David Newell的博客探索他们如何使用各种工具，包括命名比赛，视觉上吸引人的品牌，“猜猜谁?”的竞争，以及宣传他们的新内部网iCan的品牌材料。

对用户、内容作者和管理员进行培训。根据你的企业文化和需求，考虑错开特性和功能的发布，让你的员工有雷竞技网站上时间学习新技术并适应。争取变革推动者和倡导者的支持，最好是来自您业务的不同部门或领域，他们可以以身作则，并在采用过程中支持用户。

最后，在内部网主页的设计上投入时间，并保持内部网的动态。当用户登录时没有新内容时，使用率往往会下降:

风险管理，还是风险不利?

风险管理可以是一种平衡行为。虽然对于内部网项目的顺利交付，建议采用识别和采取实际步骤来降低风险的过程，但在“恐惧因素”下操作和过度规避风险可能是违反直觉的。

风险管理程序应有效，并为项目增加价值。任何不是的，实际上都会慢下来项目-具有讽刺意味的是，增加了项目超支的风险，不断上升的成本，资源挑战等等。