如何在5分钟内理解协作工具

本Kulakofsky•12月13日•5分钟阅读

现在已经没有所谓简单的“合作”了。新的电子范式迫使我们重新考虑如何我们合作，我们希望通过我们的行动实现什么。大多数情况下，这些变化是为了更好。然而，有一件事是肯定的:我们需要考虑数字合作具体来说，作为自己的野兽，才能为企业获得充分的利益。

定义协作

要控制协作并充分利用协作的好处，第一步是建立一个正确的定义。

信息和图像管理协会(AIIM)将协作定义为“一种工作实践，在这种实践中，个人为了实现共同的目标而一起工作，以实现商业利益。”

他们还列出了一个人高质量合作所需要的品质。这些都是:

在过去的几年里，应用市场呈爆炸式增长。应用程序现在可以用于人们生活中的每一项任务;从健身到约会，在移动和在线空间。

b2b市场本身已经成为一种现象，应用程序的数量是无法计算的。协作软件是其中的重要组成部分。

协作工具使熟悉的流程变得更快、更顺畅、更令人愉快，并在以前从未想象过的规模上成为可能。重要的是，他们引入了额外的协作模式，正在彻底改变我们的工作方式。

无论是像任务管理器这样的单一技巧类型的工具，还是更健壮的工具，比如内部网在美国，协作是几乎所有以商业为重点的应用程序的既定目标。在一个完全被电子邮件直到最近，协作工具还处于我们可以合理地称之为数字革命的阶段。

有几个趋势有助于点燃这一火焰。最近的一次社团的研究展示了面向自由贸易的自由经济政策如何推动公司走向跨国生存。研究显示，64%的跨国公司员工在虚拟团队中工作，其中52%的团队成员不在公司所在国家。

此外，远程办公是一个日益增长的现象。盖洛普报告称现在有37%的员工至少在某些时候是远程办公的，而1995年这一比例为9%。

这些与全球相关的趋势是由早期的技术浪潮(即电子邮件和互联网)促成的。然而，正是当前商业应用程序的爆炸式增长，才使得协作工作空间蓬勃发展。

开发人员现在可以轻松创建应用程序，并强调存储和全局访问云技术，已经允许创建解决协作和沟通的每个利基的软件，使员工和管理人员都能体现AIIM所要求的所有特征。

应用经济的成功也有不利的一面。当所有这些合作的利基都被填补时，我们的数字生态系统正变得越来越混乱。

人们下载的所有移动应用程序中，95%都是一个月内弃用．这是协作软件关注的一个大问题，因为所有的业务知识当你停止使用这些应用程序时，你在这些应用程序上积累的收益就会丢失。

此外，使用不同的工具首先会抵消这些工具带来的许多好处。当你在应用程序之间来回切换时，或者当你需要某个项目的一些信息存储在一个应用程序上，而你需要的其他信息则存储在其他地方时，协作就会困难得多。

多用户登录搜索信息实际上会减慢你的速度，阻碍工作效率，而这些应用程序旨在减少摩擦。

那么我们能做些什么呢?

一个集中的协作式数字工作空间在全球化和远程工作的环境下，这是一个企业可以拥有的最重要的工具。这些不仅仅是工具，它们是网络的工具。

集中式协作工作空间的一个很好的例子是内部网．这提供了一套协作工具的所有好处，填补了您可能需要的任何利基，而无需混乱或多次登录。

我们在Interact的研究表明最佳协作工具不要单独解决协作问题。那些涉及协作、通信和业务流程的混合的项目是帮助进一步实现总体业务目标的最强的。他们也是员工最喜欢的。

一旦您决定使用集中式协作工作空间，实际上最好不要立即开始部署您的软件。要明白，这是一个比简单的任务管理应用程序更大的承诺，这就是为什么回报也会更大。

新工作环境的成功需要提前准备规划．您需要考虑您的公司通过使用该软件支持哪些目标。信不信由你，合作本身并不是一个目标。对于很多目标来说，这将是无价的——有人甚至可以说每个目标都有合作的组成部分——但对你想要改进的领域进行审计仍然是必要的。

你必须考虑的一个关键因素是员工会有什么样的动机来利用你的新工作空间。他们可能客观地知道协作是一件积极的事情，但仅凭这一知识并不能让每个人都使用一款软件。

你也可能有一些员工对新技术持矛盾态度，甚至是怀疑态度。他们可能会感到威胁或抗拒，而不是兴奋。

开始参与员工通过树立一个强有力的榜样。成为你的新软件的第一个和最大的拥护者，在论坛上发布博客或问题。把文件放在那里，让每个人都知道它能让他们的生活变得多么简单。

提供足够的培训也有助于缓解恐惧，并让员工有理由使用你的平台。在他们意识到这一点之前，它就会成为他们日常工作的一部分!

的许愿基金会写了一篇博客向我们介绍他们在实施新的内部网方面的经验，以及他们在让员工合作方面取得的令人印象深刻的成功。对于我所说的规划和实施来说，它们是一个极好的模式。

对于任何组织来说，协作都是必须掌握的工具。强大的协作意味着提高生产力、知识共享和敬业的员工。投资合作的理由有很多。

当我们展望未来时，由于我们使用的工具，协作很可能会继续发展。重要的是，我们要学会根据这些工具来利用它的力量，保持领先地位。

像内部网这样的工具仍然是最适合协作的工具，这要归功于它们与不同业务工具和应用程序的包含和集成，这些业务工具和应用程序填补了许多不同的利基。虽然投资其中一个这样的工作空间可能需要比一些不太健壮的解决方案更大的前期成本，但投资回报要大得多——因此，非常值得付出努力。