如何与内部网内容的主题专家合作

每个组织都有专业专家。他们是对你的产品、服务、流程或客户了如指掌的不可或缺的人。雷竞技rat如果您希望最大限度地减少知识囤积，创建无竖井协作，并改进内部网内容，那么确定主题专家并与之合作是至关重要的。

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从懂得的人那里SharePoint对于那些知道你如何与竞争对手竞争的人来说，主题专家(sme)是每个人寻求建议的职场权威。

事实上将主题专家定义为:

在某一特定领域具有先进知识的专业人员。作为某一特定领域或主题的权威，他们有独特的资格提供指导和策略。中小型企业在需要技术方法来运作和文化的工作场所尤其受欢迎。

组织以各种方式利用这些专家，从有组织地记录他们所知道的，到完全依赖非正式关系。

然而，那些与中小企业相关的结构更成熟的企业已经意识到，获取和分享知情个人所拥有的知识是多么重要。然而，对于那些在中小企业和企业之间缺乏正式联系的企业来说，还有更长的路要走。

如果不记录和教给其他人你的中小企业所知道的东西，他们总是有可能离开并带走他们高度发展的知识。在这一点上，知识流失对组织和它的底线来说是昂贵的。

本文介绍了内部网经理和内部通信专业人员如何通过与公司内部网内容的主题专家合作来改进知识管理。

是谁你的主题专家吗?

在计划如何帮助中小企业为您的内部网做出贡献之前知识库你需要知道他们是谁。

主题专家可以通过几个共同的特征来识别。

在工作中寻找领域专家

正如我们在最近的一篇文章中提到的，识别员工的贡献可以像检查你的内部网的分析来获得影响力评分一样简单，但手动的方法，比如社交倾听，也很有价值。

你应该在哪里寻找相关领域的专家?一个很好的开始是在全民大会、市政厅、内部活动和部门间会议上召集的人。中小企业经常被要求提供有关企业及其行业重要变化的最新信息。他们可以提供立法变化或竞争对手如何发展的背景。查阅过去此类事件的记录可能有助于确定你的同事经常向谁寻求建议。

除了查看内部博客、LMS活动和论坛上最活跃的人之外，另一个可以检查的地方是你的奖励和认可计划．中小企业经常被要求帮助别人，而且，由于他们真正的热情，他们很可能会提供支持。有一个奖励计划，同事之间如果彼此付出了额外的努力，就会奖励积分(在Interact，我们有数字甜甜圈)，这很容易找出每个人都喜欢的人。

鼓励对反映公司价值观的行为使用共同的标签，可以更直接地识别出那些分享他们专业知识的人。

还有一个可以参考的地方是内部网用户档案。确保每个人都完全完成用户配置文件的最佳原因之一是，它应该是一个存储库，供人们添加兴趣和专业知识。作为负责管理内部网的人员，应该可以查阅概要文件并找到您最感兴趣的专业知识领域(例如，软件平台Jira)，您可以隔离组织中列出该专业知识的每个人，从而为您提供一个可以与之合作的主题专家库。然后，这可能就像联系他们一样简单，并发现谁最适合与您一起在您的内部网中记录信息。

一旦您确定了这些中小型企业，您如何共同改进内部网的内容，从而提高和保留组织的专业知识?

利用专业专家进行知识管理

就工作流程而言，至少有两种主要方式可以让内部沟通人员与主题专家进行协作。两者的预期结果都是生产或更新内部网内容。

这在实践中意味着什么?让我们以数据为例。如果您的公司涉及收集、存储和管理属于私人的数据(姓名、地址、电子邮件等)，您可能听说过欧盟的《通用数据保护条例》(GDPR)。

当您与个人或企业联系时，也可能会有一些关于GDPR立法对您意味着什么的内部指导。可以联系谁，如何联系?数据可以保留多长时间?关于数据管理的安全考虑是什么?

关于GDPR的内部指南应该放在哪里?

您可以将信息存储在SharePoint或其他DMS上，但法规的变化可能比您更新文档的速度要快。同样，复杂的安全权限或缺乏访问权限(例如，没有M365帐户的员工)可能会阻止一些员工访问关键信息。

内部网是这些材料的自然动态家园，因为内部网管理人员可以创建、发布和更新内容页面，而不必经常依赖于设计人员。页面可以保持最新，当添加重要的新更新时，通信人员可以通过电子邮件、短信、推送通知等方式发出通知。这具有使用多通道的方法让每个人都了解情况。通过添加移动应用程序，相关用户可以轻松地在手机上查看更新的页面。

然而，为了保持某些页面的相关性和时效性，通信人员和内部网管理人员需要中小型企业的专业知识。对于GDPR，可能是法律顾问或通信团队所依赖的其他领域的专家。

将主题专家与内部网内容联系起来的第一种方法是通过咨询过程。安排会议，记录笔记，创建文件并转录。这可能是一种有价值的工作方式，但它的缺点是依赖于重复的会议和第二或第三方的干预，以不断地在内部网或DMS上中继和更新不断变化的信息。

还有第二种工作方式，它更多地依赖于现代技术带来的内容创造可能性内联网软件．与其咨询主题专家，然后记录他们的专业知识，还可以授权他们为自己创建和更新内部网内容。

这样做的好处是，所有人都可以看到知识，给中小企业一些创造性的自由，并且至少可以从流程中移除一个人。

借用另一个行业的术语，我们可能认为这是一个“公民开发人员”框架，只是在内部网络软件和内部通信的环境中，中小企业的同事成为“公民内容开发人员”。

授权主题专家成为“公民内容开发人员”

近年来，公民发展已成为流行;它的概念是，通过使用低代码和无代码软件平台(LCNC)，没有受过软件开发培训的人(但在自己的主题领域具有专业知识)可以构建或调整简单的软件应用程序，通过简化部门流程或添加新功能使组织受益。高德纳指出，与主题专家一样，公民开发人员是一个角色，而不是一个角色．

公民开发人员不是依靠他们的IT团队在软件和工作流程中创建潜在的有益变化(例如，改善电子商务公司的库存管理)，而是被授权通过Salesforce或ServiceNow等LCNC平台开发自己的计划。

公民内容开发人员(或所有者)的原则是相同的。这些内容作者不需要成为专业的传播者，也不需要依赖于通信团队。使用正确的系统，他们可以被授权创建和更新内部网内容，以便为公司的利益存储他们的专业知识。

面向主题专家的内部网内容框架

没有单一的“正确”方法让人们走向成功，但是考虑以下几点可能会帮助您建立一个使中小企业能够共享知识的过程。反过来，这可能有助于内部网内容变得更丰富和更相关。

如果有疑问，从小事开始。使用一两个主题专家在六个月的时间内添加和维护内部网内容可能是测试这个想法并确保您的治理和工具都以最佳方式工作的好方法。

治理

不认真对待内部网治理的组织可能会看到一个常见的循环，即最初添加了大量内容，但随后不进行管理或更新。

这可能导致所有权混合、文档过期、内容重复，以及用户不使用的臃肿的信息体系结构。解决这个问题的最好方法是通过一个团队定期检查内容的准确性、相关性和内容差距。同样的内部网治理团队也应该是识别中小企业、培训他们、让他们创建内容和定期审查内容的过程的一部分。

在战略层面上，内部网治理团队应该确定谁负责哪些领域、需要做出哪些决策、谁需要提供输入和帮助，以及为了实现您的目标可能需要在业务中进行哪些更改。团队还可以查看内部网是否有足够的资源。

您的治理团队可能在两个层次上运作，包括那些管理内部网日常运行的人，以及那些为内部网的总体方向做出贡献的人。内部网经理或内部沟通专业人士将是两者的核心。他们将召集指导小组并协调正在进行的工作，例如发送通信或更新页面。

对于不太频繁的战略会议，最好的做法是让来自it、HR、Legal和Finance的同事参与进来，但也要邀请部门负责人(特别是如果您要求主题专家贡献他们的时间)，以及在必要时可以创建更大可见性并改变更大流程的高级领导。

有了这个治理组，就可以更容易地与组织中的其他人讨论内部网内容差距，确定最适合纠正这个问题的人(您的主题专家)，并建立创建、管理和审查的过程。

尽管目标是授权主题专家创建内部网内容，但仍然需要对该过程进行管理和定期审查，以确保整体战略保持一致，并且中小企业跟上变化的步伐。

内容创建工具

当人们问内部网和内部网的区别，答案主要是内部内容和外部内容的分离。当涉及到如何CMS内部网尽管有所不同，但答案更多地围绕其创建、通信和管理信息的能力。

CMS内部网不仅仅是一个存放和存储文档的地方(就像DMS，如SharePoint)，它也是一个动态内容创建平台，在这里您可以创建吸引人的新网页，使员工与重要信息保持联系。

虽然您的SME同事创建的许多页面主要是基于文本的，但内容作者也可以添加视频、音频或设计元素，以提高可访问性和参与度。

视频和图像等富媒体格式使信息更有吸引力，对中小企业来说可能比编写综合性文件更容易制作。音频和音频技术的进展用于内部交流的视频编辑工具这意味着自助发行现在很容易。例如，与其让中小企业写出一篇关于GDPR的长篇摘要，不如让他们录下自己在手机上的讲话，对他们来说可能会更容易一些。

这是隐藏在SharePoint文件夹深处的静态文档无法轻易完成的。

要最有效地使用这些CMS工具，主题专家可能需要培训、模板和指导，这是您的内部网治理团队应该提供的领域。除了内部通信功能的支持外，内部网平台本身也可以提供促进中小企业内容生产的功能。雷竞技网站上以下是Interact提供的一些特性。雷竞技网站上

内网编辑工具

为了简化页面操作，Interact的内容编辑器通过拖放控件实现功能。主题专家不必费力地构建页面，而是可以以用户友好的方式轻松地记录他们的知识。

让作者可以选择添加标题、表格、引文、图像和视频内容块，这样他们就可以创建对内部读者有吸引力的内容。为了进一步在不同页面之间建立一致性，内部网管理员还可以创建任何页面作者都可以使用的内容模板。如果他们想要添加图像，但没有时间获取它们，一个内置的库存照片网站链接可以提供一种添加重要设计元素的简单方法。

包容性和积极性分析

中小企业面临的一个挑战是如何将专题专业知识运用到不断变化的通信环境中。

尽管中小企业可能是某一特定主题的知名贡献者，但他们可能不太习惯将自己的知识置于常青网内容或组织通信的范围内。当涉及到坚持一个组织的语气或意识到不断变化的包容性语言时，尤其如此。

近年来，我们看到了多样性、公平性和包容性的新标准的发展，语言也随之发展。为了帮助主题专家在编写新的内网页面时，由人工智能驱动的写作助手可以立即突出潜在的非包容性语言或负面情绪。通过突出显示和建议替代术语，人工智能可以给贡献者更大的信心。

汽车的总结

吸引人的页面摘要可以提高用户粘性和曝光度，但并不是每个人都是天生的文案写手。

对一些人来说，不得不把他们的专家页面内容浓缩成几句话可能会让他们感到不快，导致他们把工作交给内部沟通人员，并造成潜在的瓶颈。为了最大限度地减少这种对出版的干扰，Interact的自动摘要工具可以立即从页面中捕获重点，为读者突出显示内容，使主题作者的生活更轻松。

无论他们的贡献是大是小，您为内容作者优化的每一步都可能有助于获得他们的支持，并鼓励他们记录他们所知道的内容。

别忘了表扬和奖励

主题专家可以帮助您的公司内部网成为所有员工经常使用的一站式商店，但与他们合作可能并不总是简单的。

首先，很难获得控制团队竞争优先级的经理的支持，这意味着确保中小企业提供咨询或创建新内容所需的时间具有挑战性。

解决这个问题的一种方法是拥有一个跨部门的内部网治理团队，该团队涉及不同角色和不同级别资历的涉众。例如，在公司里有一位最高管理层的领导肯定是有益的，因为他们可能能够在需要的时候分配更多的资源。

然而，其次，让足够多的中小企业站出来为企业的利益分享他们的知识可能是一个挑战。良好的治理、前瞻性规划和先进的工具可以有所帮助，但我们也不应忘记公开承认和奖励个人贡献的力量。

正如我们之前在这个网站上讨论过的，花时间去奖励和认可你的同事这是提高员工敬业度的重要方式(尤其是当你需要他们参与内部沟通时)。通过内部网奖励计划，游戏化，甚至只是在电子邮件或邮件中提到某人全员会议，你可以聘请你的主题专家，与他们合作，制作持久的内容。