每个组织都有对员工至关重要的内部信息。然而，如果没有适当的内容索引或高级搜索工具，重要的文档可能会丢失或无人阅读。在你的内部网中拥有一个组织良好的知识库或公司维基是一种很好的方法，可以让内容浮出水面，并引导员工获取信息，帮助他们不受干扰地完成工作。
贵公司是否为员工提供查阅内部文件和程序的便利?例如，如果你的同事经常抱怨他们不能快速访问人力资源政策或培训文件，你可能会从内部知识库中受益。知识库是数字工作场所中的一个受管理的空间，用于存储公司平稳运行所需的信息。
构建知识库的方法有很多，但是内联网软件可以说是最有效的。不仅您的私人数据和机密政策在安全的网络上保持安全，而且还可以保护您的隐私企业搜索工具从整个组织中显示相关内容增强了其可查找性。通过收集、发布、组织和查找您的内容，员工可以轻松访问这些内容。他们需要知道的一切都保存在一个特定的位置，节省时间，只需最小的努力。
什么是内部知识库?
知识库是内容的集合，是组织的命脉。它是您的员工需要知道的一切的ABC，并且可以包含各种不同的文档来支持业务需求。例如:
- 员工手册-任何相关的办公室地址和联系方式，员工福利待遇，组织结构，以及最新的同事联系方式
- 价值观和文化-是什么让你的组织从竞争对手中脱颖而出，以及你希望员工体现的重要价值观
- 新员工培训-向新员工展示公司的文件，解释公司的运作方式，以及头几周会发生什么
- 客户服务详情-内部团队日常支持客户所需的任何工作雷竞技rat
- 金融-有关股票、工资、税务信息和公司奖金的详细信息
- 日历-根据办公地点在全球范围内适用的相关日期列表
- 市场信息-你们目前的市场活动是什么，员工如何支持公司的外部推广
- 还有更多!
作为一个基本规则，内部知识库或公司wiki应该包括任何内部记录的员工可能正在使用的内容。
存储在知识库中的信息是与员工及其日常工作生活相关的任何信息。确切地说，你在那里放什么取决于你的员工的需求和愿望，也取决于你的内部文化价值观。
虽然有些公司拥有成千上万的维基页面(从环境、社会和治理计划来DE&I)其他人则用它来回答更简单的常见问题。
对于工作人员分散的全球性企业，通常需要使用多种语言的区域内容:员工福利包、假期安排、详细的公司价值，以及可以在内部网中保存的更多内容，以供员工随时访问。它甚至可以变得更细。
为了提高效率，可以将知识库划分为部门，这样每个团队都可以访问与他们相关的信息。毕竟，对销售团队成员有帮助的东西并不总是适用于工程人员。
知识就是力量
现在你知道了什么是知识库，你应该花时间创建一个吗?正如成功的组织所知道的那样，将内容集中起来并让员工随时可以获得信息，会给公司带来一些长期的好处。下面是使用内部网知识库的5大原因:
1)知识库可以提高生产力
麦肯锡发现，手头有相关信息可提高员工效率30%-35%。为员工提供快速获取所需信息的渠道，可以保证提高工作效率。他们可以通过知识库自己找到答案，而不是询问经理，等待回复，或向人力资源或其他员工寻求信息。这也解放了人力资源和IT专业人士的时间，他们花时间回答相同的问题。
它还有助于完成员工没有记住相关信息的任务;对于在其角色中不是每天发生的流程来说很常见。对于员工来说，翻看旧的电子邮件或聊天记录，寻找随机的文档，试图找到在组织中设置流程的答案，这可能是一件非常令人头痛和不必要的耗时的事情。这可能意味着他们必须打断同事才能找到他们想要的答案。
在共享空间中存储正确的信息意味着每个人都理解程序、价值观以及对他们的期望。它还可以帮助解锁一些组织内部隐藏的知识这在员工离职时尤其有用，通常情况下，他们会把所有信息都带走。如果存储在知识库中，则该信息将保留在业务中而不会丢失。如果您能够以集中的方式管理内部网页面，那么您还可以轻松地将内部网内容页面的所有权从离职的同事转移到下一个所有者。
2)内网页面鼓励内容的质量和一致性
当所有内容都通过一个知识库存储时，可以轻松地管理内容质量，并进行定期更新和质量控制。使用一个CMS内部网例如，带有模板的编辑器允许通信人员和Intranet管理人员轻松设置所有内容需要遵守的标准。通过简单的培训(或易于获取的文档)，具有相关权限的内容作者可以创建和发布符合公司期望的高质量内容，而不是创建自己的标准，偏离内部品牌或语气。
3)公司维基可以促进协作，团结分散的员工
内部沟通者知道同事之间的合作对于一个有凝聚力和蓬勃发展的职场文化至关重要。一个有组织的知识库意味着每个人都可以访问到相同的大量信息，这意味着他们为了协作的目的而与同事联系，而不是为了在其他地方可以轻松回答的问题。这简化了任何内部沟通需求，因为有一个内容基线已经被那些需要它的人每天使用。
而且，如果员工确实需要掌握特定信息或特定技能的人，可以使用带有搜索功能的内部网人员目录，以及使用良好的知识库，进一步促进了合作。这意味着用户可以通过分类筛选准确地确定他们需要与谁交谈，以及他们的哪些同事能够支持他们的需求。
4)利用知识库来增加入职支持
入职过程是这是你的员工对新角色的第一次介绍对组织也是如此。然而，特别是对于需要招聘多人的公司来说，这个过程可能会很耗时，对内部资源也有要求，比如人力资源团队经常捉襟难肘。拥有一个知识库意味着可以在最初几周内分发关键文档，使入职过程保持一致和全面。
任何培训、文件或内部政策都可以在新员工自己的时间查阅。它还可以减少混淆，因为所有人都共享相同的信息;不能断章取义。在知识库中提供入职空间还意味着新员工可以在需要时多次访问文档。它有助于支持那些从同事那里学到不同知识的人使这个过程对所有人都具有包容性．
在内部内容的支持下，员工入职还可以让组织推销自己，并提供有关工作场所政策和文化价值观的信息。特别是当我们开始广泛的混合和远程工作时，访问知识库可以与整个公司建立联系，打开成功的沟通渠道，因为每个人都从第一天开始了解业务目标和需求。
5)如何保持知识库内容的相关性
业务透明度和相关性是提高员工敬业度的关键提高员工满意度．但当事情发生变化时，也许是因为并购?
在内部网上使用知识库的好处在于，内容可以立即更新以反映任何内部变化。这样，员工就不会去处理储存在旧邮件里的过时信息，也不会听信办公室里的谣言。它打破了沟通障碍，确保每个人都能随时获得更新的信息。
多通道内部网意味着您还可以将关于更新内容的通知分发到员工工作的地方，无论是MS Teams频道的电子邮件收件箱。
有大量的策略和工具可以支持内部通讯但如果做错了，就意味着信息孤立、员工脱节，最终导致职场文化的丧失。使用知识库可以通过提供机会将所有可用信息集中在一个由内部网软件支持的位置来推动协作。员工拥有在任何时候访问文档所需的工具，通过数字化工作场所的优势来支持任何正在进行的业务活动。
