启动内部网的10个步骤

怎样才能将一个内部网项目从概念变为现实?交付一个成功的项目所涉及的关键步骤是什么?

一个成功的内部网有能力改变你作为一个组织的沟通、协作和工作方式。然而，当你刚开始一个项目的时候，它可能会让你感到不知所措。

您如何管理所有不同的需求和期望?它应该是什么样子，它将如何结构?你有足够的资源来启动它吗?

有效的规划和有系统的方法是必不可少的。这是我们的十步流程让你的内联网起步并进入你的组织．

1.定义目的/愿景

如果没有方向，您的内部网项目在开始之前就会失败。首先确定内部网的总体愿景。问问你自己和你的股东:

• 我们内联网的首要目的是什么?
• 这是干什么用的?
• 这个愿景是否与我们公司的整体愿景和目标一致并支持?

如果你创建了业务案例或内网项目的提案请求，你可能会发现在这个阶段发现的一些机会将有助于你确定新内联网的总体目标。

例如，英国儿童慈善机构NSPCC用一份机会声明定义了他们的内部网目的和愿景:

该项目的主要目标是将现有的内部网替换为新的内部网:

• 促进组织文化，反映“一个”全国防止虐待儿童协会
• 让员工分享故事，激励和吸引员工，庆祝成功，并展示影响力
• 鼓励和促进学习、交流和协作
• 建立组织知识
• 帮助员工做好工作
• 提高业务效率。

2.定义目标

考虑一下您的内部网愿景，为了实现其总体目的，它应该满足哪些具体目标?如何衡量它们呢?您如何知道您的内联网是否成功?

大多数intranet项目都有几个主要目标和一些次要目标。这些将有助于集中和指导项目，不仅在构建和启动阶段，而且在内部网的整个生命周期都是如此。虽然许多衡量内部网成功的标准传统上都是通用的或“软标准”，如“提高员工敬业度”，但理想情况下，你应该包括一些“硬标准”，或SMART(具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时间限制的)具体的和可衡量的目标。

一般目标和特定目标的例子

这些不仅有助于引导持续的改进并为您的内部网提供重点，而且还将帮助您定义和演示内部网的ROI。

示例的目标:

#1:提高采用率

您可以使用活跃用户的数量来衡量采用率，这通常可以在您的内部网的分析中找到。

让它更聪明:在上线后的3个月内，每月达到80%的内部网活跃用户。

#2:减少邮件流量

你可能需要IT部门的支持来帮助定义和衡量这个目标。在您的内部网启动之前，请求您的组织内部电子邮件流量的平均“基准”数据。您正在将哪些任务或信息集中到您的内部网中，而员工可能曾经为这些任务或信息发送过电子邮件?

例如，如果您将诸如预订休假之类的工作流程放在您的内部网中，或者将诸如401K /养老金政策之类的业务关键信息托管在您的内部网中，所有这些都将有助于减少企业内部发送的电子邮件数量。

此外，如果你把其他的交流方式转移到你的内部网——比如在全公司范围内发布新闻，或者你的员工想法论坛——这些也有助于减少电子邮件的数量。

让它更聪明:与发行前相比，在发行3个月后将内部邮件流量减少10%。

#3:通过集中的员工目录方便地查找用户

这可以使用配置文件完整性分数来测量，该分数在每个用户的个人配置文件上可见，并在内部网的Analytics部分中测量。

让它更聪明:每个用户在上线1个月后，在内部网人物目录中有100%的档案完成分数。

#4:为所有重要的公司政策和文档创建一个易于搜索的集中存储库

这个目标既可以通过存储在内部驱动器中的信息量，也可以通过针对拥有这些文档或信息的业务领域的查询数量来衡量。

让它更聪明:在推出后3个月内，存储在内部共享驱动器上的信息量减少20% /在推出后3个月内，使用Intranet搜索进行的所有策略查询减少80%。

#5:提供对业务系统、应用程序和工具的单一访问点

如果您选择与基本业务系统集成，或者使用单点登录(SSO)功能从内部网提供快速访问，这可以节省宝贵的员工时间，减少密码弱或遗忘的威胁和风险，并改善数字工作场所的整体员工体验。通过调查用户来进行测量，如果可以的话，利用现有系统的分析来了解这些用户是如何访问它们的。

让它更聪明:80%的用户在发布后的第三个月通过内部网访问他们的日常工具。

(提供从你的主页到基本员工应用程序的“快速链接”，例如你的人力资源或工资系统，云存储，或客户服务和CRM系统，可以帮助简化和改进你的技术堆栈。)

3.定义角色和职责

实现和管理成功的内部网的一个重要部分是确定角色和职责:谁可以(并且应该)在您的内部网中看到或做什么。内部网治理模型清楚地规定了参与其中的每个人的期望，并有助于在您离开后保持内部网的平稳运行内部网启动活动．它将回答以下问题;

• 谁负责整个内部网?
• 谁是涉众，他们需要什么样的投入或可见性?
• 我们如何确保我们的内部网保持正确的方向以实现其目标?
• 谁将在内部网站点的每个部分中添加和维护内容?
• 我们如何确保内部网易于管理，不会让用户感到困惑?

我们通常推荐RACI模型用于Intranet治理。缩写RACI代表:

• 负责任的

为完成任务而工作的人。他们有责任完成工作或做出决定。通常，这是一个人;例如业务分析师、应用程序开发人员或技术架构师。

• 负责任的

对正确彻底完成任务负责的人。这必须是一个人，通常是项目执行人员或项目发起人。这就是那个角色负责任的负责并批准他们工作的人。

• 咨询

为项目提供信息并与之进行双向交流的人员。这通常是几个人，通常是某个领域的专家。

• 通知

人们随时了解进展情况，并与他们进行单向交流。这些人会受到任务结果的影响，所以需要保持最新的信息。

要为您自己的内部网实现RACI模型，您需要确定管理和/或演进您的内部网所涉及的所有任务;然后，确定所有的项目角色。对于每个任务和每个角色，然后分配R、A、C或i。您的RACI矩阵将随着您的内部网的发展而发展;你可能会确定新的任务和责任，而其他的可能会变得多余。一个矩阵的例子是这样的:

4.内容策略和内容审核

你的内部网的结构和设计应该让用户很容易找到他们要找的东西。要做到这一点，考虑一下你将如何决定您的内部网应该有哪些内容和信息．对现有内容的审核将帮助您识别:

• 你有什么内容
• 内容的质量、相关性和年龄
• 谁拥有或负责内容，以及内容驻留在哪里
• 冗余的内容或不再有用途的内容，或者可能是过时的内容
• 任何需要解决的潜在差距-缺失或期望的内容

例如:

跳过这一步或简单地将所有现有内容“大量迁移”到您的内部网会很快导致混乱，因为您的内部网只是成为信息的“垃圾场”。这是其中之一任何内部网项目面临的最大风险并且会迅速导致使用量的下降。

我们的博客在'我的内部网需要什么内容?”向您介绍通常出现在Intranet启动列表中的典型内容类型。

5.结构规划

使用内容审核期间收集的信息，下一步是考虑如何对内部网上的信息进行分组、组织和分类:创建逻辑信息体系结构和清晰的导航。

• 信息架构指的是你的内容是如何组织和标记的
• 导航是从一个地方搬到另一个地方的过程

直观，易于使用的结构具有显著的对整体用户体验的影响并有助于推动那些急需的结果，如采用和参与。与最终用户一起进行卡片分类或分类等技术可以帮助您进行头脑风暴，使用户希望在哪里找到内容、任何共同的主题或组，以及常用的术语或语言。

6.建立你的内部网品牌

为你的内部网建立品牌是创造用户喜爱并最终使用的东西的关键。然而，“品牌”不仅仅是设计。它包含了企业内部网的个性、企业的价值，以及由此产生的经验感知。作为企业内部网品牌的一部分，你需要关注:

• 您的内网名称和标识
• 品牌配色
• 字体和排版
• 页面设计和样式表
• 图标、行动号召和按钮
• 语言或语调，特别是在主主页/中心页面上

你的内部网品牌会与你的外部品牌保持一致吗?您的用户是否参与决定您的内部网的名称或外观?你如何在你的用户中灌输归属感?

(儿童慈善机构Acorns将内部网的设计与其外部品牌进行了调整，使用了相同的字体和公司名称的衍生产品作为内部网名称。然而，独特的排版、字体和按钮使其成为一个内部品牌，并将其与外部品牌区分开来。)

这些年来，我们从客户那里看到了一些令人难以置信的设计。雷竞技rat为什么不看看这个博客呢?”9个引人入胜的网页设计寻找灵感，或者下载我们的设计年度?

7.构建结构并设置权限

确定了站点地图并定义了角色和职责之后，就可以开始构建站点了。此时，您将开始创建步骤5中设置的结构，并为用户分配权限，确保他们可以看到并执行您需要他们做的所有事情。

这是一个关键的步骤，不仅可以确保您的用户不知道他们不应该访问的信息，而且还可以享受一个内部网的个性化体验例如，你在纽约的用户看不到佛罗里达办公室的天气警报。这是一种内部沟通的方法，被证明可以提高参与度。

8.添加内容

有了适当的结构、创建了内容区域并分配了权限之后，就可以开始将经过审计和更新的内容添加到内部网中了。

这一步通常是intranet项目中最长的部分，具体取决于需要创建的页面数量。为了完成这一阶段，您可能需要额外的内部或外部资源。

9.构建主页

一旦你的内容已经上传，你可以建立和设计你的不同的主页。有了像Interact这样的平台，你可以拥有多个主页来满足特定的用户群体或角色;例如，新员工或高级管理人员。每个团队或内容区域也将有自己的主页。这有助于将相关信息推送给正确的人，从而实现更高效、更吸引人的内部网体验。

(定制主页以适应不同的用户群体。在这里,一个新入门主页播放一段介绍视频，将新员工介绍给他们的经理和分配的伙伴，并推送一个任务列表，作为他们入职培训的一部分。)

10.计划发射

计划良好的发布对于让用户了解、兴奋并参与您的内部网至关重要。作为计划的一部分，你需要确定如何确保你的用户:

• 被告知发生了什么，什么时候发生
• 了解内部网的价值
• 了解内部网的用途，以及它将如何影响和改善他们的日常角色
• 从第一天开始就采用并继续使用内部网

作为该过程的一部分，您需要与用户沟通基本信息:例如他们如何访问内部网，他们的用户名和密码是什么，以及他们作为用户需要做什么。然而，成功的发行并不仅仅是如此。根据您的内部网目标和企业文化，您可能想要考虑一些活动或启动日来启动或庆祝您的新内部网。

我们看到客户做了各种各雷竞技rat样的事情，从为他们的内部网命名比赛到发布视频、内部网之旅、寻宝、竞赛和品牌商品。坎特伯雷市议会的一个伟大故事展示了这些想法:点击这里查看．

(坎特伯雷委员会为推出他们的内联网iCan进行了一系列活动。在发布当天，有品牌的好东西、有信息的传单和演示都有助于让用户对他们的新内部网感到兴奋和投入。)

投放市场后

内部网的成功并不止于发布。作为您业务中不断发展和动态的一部分，您的内部网需要持续的投资和关注，以确保它保持相关性和价值。

根据所设定的目标，检查内部网的性能。需要采取什么行动才能把它送到你需要去的地方?如果你已经实现了你的目标，你是否需要设定新的目标，以确保它继续成为支持你业务的工具?作为持续的内联网管理的一部分，您将需要:

• 根据用户和涉众的反馈来衡量并采取行动
• 使用分析和遥测技术来识别需要改进的地方，跟踪用户数量和交互，并识别诸如“失败”搜索或内容请求等空白
• 评估成功并定期回顾你的目标
• 定期对内部网及其目的进行战略审查，特别是在业务持续增长和发展的时候
• 培训并提高新用户、内容作者和管理员的技能，以便有效地使用和维护您的内部网

规划和部署内部网可能感觉像是一项艰巨的任务;关键是要有条不紊地把它作为持续旅程的一部分。通过循序渐进的方法，您可以确保不遗漏任何重要元素，并最终创建一个业务关键型工具，使从一线员工到高级管理人员的每个用户都能参与其中。