当涉及到分享全局信息和保持公司一致时，召开远程市政厅会议是至关重要的，尤其是当你们不能亲自聚在一起的时候。但是，提出一份能够更新和激励你的全体员工的计划并非易事，尤其是在当前的危机中。你如何在员工最需要的时候远程参与并通知他们?
由于你的员工现在在家工作，你的组织可能已经不得不举行一次市政厅会议。这可能是首席执行官与员工分享公司关于COVID-19的计划。或者，这可能是为了通过分享好消息或交流在家工作的技巧来提高士气。
什么是市政厅会议?
市政厅会议也被称为“全体会议”，是管理层向团队通报重要信息的一种方式。这也是员工提问的机会，这样每个人都能了解组织的目标和价值观。
不管怎样，这个特殊的时代需要更多的虚拟聚会和高层领导知名度比以往任何时候都要多。只要这种情况持续下去，继续持有它们就很重要。它们能鼓舞士气，鼓励合作，让每个人都能与同事重新建立联系。对于那些独自生活的人，或者在当前时期挣扎的人，他们不仅提供信息，而且提供支持。
举行全公司的会议需要一些练习。当无数张脸对着你眨眼时，你可能会感到不安。为了成功举办一场在线市政厅会议，你需要做好准备。如果执行得当，它们对你的组织具有巨大的价值。
风险在于，如果做得不好，就会有越来越少的人参与并认真对待它们。当你需要通过这些会议接触到所有员工时，你必须保持人们的注意力。你只能通过提供他们想要和需要听到的东西来做到这一点。如果你的市政厅会议为人们提供了重要的信息，那么他们就会一直关注。
为什么全体员工都很重要?
当你需要向你的人民通报重大新闻时，市政厅会议是至关重要的。这是高级领导解决问题、发表声明或让员工了解最新发展情况的机会。根据公司的规模，这些会议可以有多种形式。例如，Interact过去常常以每周“周五聊天”的形式举行市政厅会议，人们聚在一起吃午饭，一位高级领导人会上台谈论最新的新闻。
随着我们作为一个组织的成长，这些会议不得不改变，以促进扩张。在英国和美国都设有办事处的Interact现在全年都在举行市政厅，并向那些不能亲自到场的人提供信息。问题可以亲自提出，也可以通过流媒体平台提出，甚至可以稍后在内部网托管时提出。双向沟通和公司信息的共享使活动民主化，并提供了有助于告知、激励和赋予人们权力的透明度。
遥远的市政厅集会的兴起
这些组织范围内的会议在所有企业中都很常见。然而，组织越大，他们就越依赖于使用技术来连接所有人。因此，远程举行市政厅并不是什么新鲜事，但在2019冠状病毒病期间，这种方式的使用急剧增加。有了在家办公的员工，内部通讯和公司更新都在增加，以满足员工对信息的需求。
对于许多公司来说，在线市政厅会议需要磨练，许多公司不得不迅速适应这种沟通形式。从大型组织的经验中学习，你的虚拟市政厅可以从一些简单的技巧中受益。
1.确保你掌握了正确的技术
你用什么软件来广播你的远程市政厅完全是个人的选择。有大量的选择，所以选择适合你的组织，更重要的是，有效的。确保你熟悉周围的路数字工具你所使用的方法对于完成一个无缝的在线聚会是至关重要的。请记住，您可能需要使用幻灯片，并与与会者共享这些幻灯片和屏幕。
2.保持在60分钟以内
人们只能专注于有限的一段时间，尤其是在看显示器的时候。60分钟可以说很多东西，所以确保你的会议在这个范围内。如果你计算了演讲的时间，并且超过了建议的时长，这可能表明你说的不够简洁。记住，如果这是一个复杂或敏感的问题，你可以在公司内部网上发布更多细节和讨论。你不需要用你的市政厅来剖析每一个细节，特别是如果它是一个复杂的问题。
3.找个主人
全员会议需要一个主人——无论是你自己还是你协助的人。无论哪种方式，一个成功的在线会议的基本要素是你有一个人来锚定演示。这个人负责日程安排、客人、话题和时间安排。他们是负责任的人，当其他人都离题时，他们会保持正题。
4.试着再找几个演讲者
让其他人参与进来可以帮助你的演讲。这不仅可以减轻你肩上的责任，还可以让其他人的变化和不同观点让事情变得有趣，让你的听众更感兴趣。切换演讲者也可以帮助你提供不同形式的交流——比如小测验、问答和案例研究。
5.制定一个时间表，并严格执行
行程对任何展示都是非常重要的。当你让你的组织听取你的意见时，控制是至关重要的。随着问题、切题和转移话题的出现，全公司的会议可能很快就会脱稿。但你的听众需要指导，无论你是独自一人，还是有共同主持人帮助你，重要的是要坚持一个议程。
6.给你的与会者足够的通知
确保从发出邀请到真正的市政厅会议有足够的时间。人们会想参加，可能需要通知来明确日期。建议定期张贴提醒。你的邀请应该包括会议的链接和如何加入的说明，以及幻灯片共享和其他你可能使用的资源的链接。它应该尽可能地全面，以避免你的与会者在最后一刻遇到任何问题。
7.摆出一副专业的样子
我们都在各种苛刻的条件下在家工作。我们中的一些人可能已经穿了三天的同一件衣服，而另一些人可能已经有一段时间没有梳头了。尽管如此，对于那些主持和主持会议的人来说，看起来体面是很重要的。以你在办公室的样子出现会给人一种一切如常的印象，让你的员工放心。更进一步，在视频通话中部署虚拟背景。这可以是一个公司品牌的图形或只是一个简单的背景，有助于把焦点放在你身上。
8.磨练你的声音
当然，远程市政厅会议不是暂时的。在此之前，它们已经被广泛实施，并且在当前的社会限制解除后，它们将长期继续下去。考虑到这一点，很有必要看看你的广播的美学，即声音和视觉。投资一个高质量的摄像头，更好的照明和降低噪音的麦克风会让你的演讲更精致，更容易观看，听起来更愉快。
9.读一读
你的听众将会在家工作。任何因COVID-19而远程工作的人都很可能会受到这种情况的影响，要处理家属、工作和危机的影响。因此，以一个愉快的基调开始是很好的，欢迎每个人参加会议，并设置一个积极的基调来提升情绪。你希望你的听众不仅仅是在场;你还需要他们相互联系。
10.支持这些观点
许多员工将从这些市政厅会议的记录中受益。那些很重要的会议，比如，你告诉你的员工他们都需要在家工作。这些聚会之后应该写一篇文章，可能是一篇内部网的博客文章，也可能是发给每位员工的电子邮件。这样一来，人们就有了可以参考的东西，如果他们在会议上无法提出问题，也可以在评论中提出问题。在市政厅提出的重要新闻需要重复和讨论。
谜题的一部分
对于远程工作的员工来说，与他们沟通是非常重要的。当员工被迫在家工作时，他们很容易产生与外界脱节和孤立的感觉。当涉及到你的远程内部通信策略在美国，市政厅会议只是谜团的一部分。视频、博客、视频日志和部门更新都应该出现在公司内部网上，以团结同事并分享新闻。创造这样的时刻，当没有咖啡机或休息区的时候，是维护公司文化的必要和非常需要的方式。
