随着世界各地的组织都在适应我们工作方式和地点的根本转变，以下是您的业务所需的工具、应用程序和功能的细分。
过去几周，我们的日常生活和工作生活发生了快速变化，几乎每小时都有新的更新。随着关于保持社交距离和在家工作的最新指导，我们的数字工作场所正在面临任务。你的工作是否足够健壮和敏捷，以应对挑战?
虽然大多数组织可能都有一个坚实的基础，但这些独特的情况可能会暴露出我们甚至不知道自己存在的差距。
随着人们对福利和心理健康以及业务连续性和生产力的日益关注，员工们现在需要寻找新的方式来联系信息和彼此。我们正在建立新的环境和行为，这可能会永远改变工作场所。
我们正在建立新的环境和行为，这可能会永远改变工作场所。
现在是一个机会来评估我们当前的技术堆栈，如何更有效地利用它，并评估我们在面对意外情况时适应和应对的能力。
现在有我们自己的团队在扶轮少年服务团集体在家工作，我们盘点了对员工来说非常宝贵的必备事项、挑战、优先事项和变通方法。
＃1.危机沟通
在当前形势下，这是每个人的首要任务，围绕COVID-19不断变化的形势让我们展示了我们的肌肉危机通讯计划和工具．
在工作时间之外联系员工，定期提供最新信息，并确保重要信息的单一可信来源都是必须的。
从技术角度来看，这需要集中式CMS——对我们来说，就是我们的内部网-并确保我们有最新的员工详细信息目录，包括他们的手机号码，以备紧急情况。
即时的即时更新需要较长的内容来补充;但我们也需要给予员工自己的声音和空间，让他们提出问题、提出关切并获得支持。
我们的top-rankers:
- 领导力博客及更新:即使在面临不确定性的情况下，高层人士的声音也能提供急需的安慰、指导和连续感。
- 我们的节目:内置于我们的内部网中，广播功能会推送紧急更新通过主页横幅、电子邮件、应用推送通知和必要的短信。当我们的危机状态发生变化时，会有即时通知指向内部网上更深入的信息。
- 一个专门的“前往”区域，用于收集与危机有关的所有信息:由于定期更新和更改，重要信息很容易在电子邮件收件箱中丢失。在内部网上建立一个专门的区域，拥有一个可信的、最新的单一真相来源，意味着员工确切地知道到哪里去寻找可信的信息。
- 问答论坛:我们的内部危机管理团队已经建立了一个论坛，供员工就公司应对COVID-19的措施提出问题。其他员工可以查看回复，从而使关键决策者不必多次回答相同的问题。
# 2。可访问性
在过去十年中，我们已经看到了向基于云的工作模式的转变，大多数组织现在至少在其业务中使用一些软件即服务(SaaS)或基于云的应用程序。这无疑有助于许多人在相对较短的时间内转向远程工作。
然而，差距仍然存在。在我们面临的挑战中，我们被迫考虑为托管受保护数据的内部应用程序(如CRM)提供VPN访问，以及如何平衡访问需求与安全性。
还有一些员工需要保持联系并获取关键信息，但他们通常不是坐在办公桌前。虽然这对我们作为一个组织来说并不是一个特别的挑战，但对于那些在危机期间提供关键响应服务的行业(医疗保健、食品市场、分销服务、学校等)来说，这是一个重要的考虑因素。评估他们获取工具和信息的能力比以往任何时候都更受关注。
我们的top-rankers:
- 应用、应用、应用:这不仅包括我们的内部网，还包括所有的业务协作和生产力工具，如电子邮件、微软团队、ZenDesk等等。
- 安全、简单的身份验证:对于许多人来说，让那些忙碌的人能够快速便捷地从移动设备上登录是一件改变游戏规则的事情;通过使用单点登录身份验证服务，减少他们需要记住的登录和密码的数量。
- 通知(和请勿打扰模式):通过手机应用程序通知推送最重要的通讯，或者为你的通讯频道打开通知，可以确保每个人都收到通知，优先级的通讯不会错过。然而，现在我们无法看到我们的同事什么时候在会议室里，状态和“请勿打扰”模式的作用就变得更加关键了。当同事在与客户通话时共享屏幕时，您不希望屏幕角落弹出通知。
# 3。丰富的通讯和视频
现在许多员工都是第一次在家工作，我们需要找到新的方式来与我们的团队和同事沟通和联系。对潜在的孤立、孤独或断开连接的担忧推动了对超连接的需求:超越了标准的电子邮件。
特别是对视频通话和会议、屏幕共享和实时群组协作的需求激增。
群组语音通话的尝试很快就暴露了我们的缺点;由于多达80%的交流是非语言的，打开网络摄像头会产生巨大的不同。
能够看到你的同事不仅有利于士气;它有助于克服一些挑战，比如打断对方说话或过度交谈，或者潜在的误解。
需要通过网络聚在一起的人数也远远高于标准。对于在线小组聚会、演讲、论坛、培训或类似的活动，虚拟会议或网络研讨会工具可以更好地管理音量。
我们的top-rankers:
- 进行交流/ GoToWebinar:我们的内部远程工作冠军为所有想要参加的员工举办了一次会议，提供他们自己作为长期远程工作者的经验和技巧。GoToMeeting有超过25名员工参加，其中至少15人出现在镜头前，并通过屏幕共享进行演示。这可不是个小壮举!
- 微软团队而且变焦：每天的团队站立会议或小组会议都是数字化的，能够看到你的同事会极大地鼓舞士气。团队和Zoom都有必要的功能，使这些面对面的会议在我们新的远程工作环境中成为现实。
# 4。数字文化和支持系统
培养员工的社区意识比以往任何时候都重要。你如何与他们沟通并支持他们数字空间中的企业文化?
我们需要为饮水机或非正式的同伴对话腾出空间，促进经验分享、认可和支持。
组织文化可以通过多种方式培养:由领导引导，由你的使命和价值观塑造，通过你的内部品牌和内部沟通的语气，员工社区和计划，等等。
在远程工作中，领导的可见性和通信——不仅是正式的更新，而且还有更人性化的更新——是至关重要的。
我们需要为饮水机或非正式的同伴对话腾出空间，促进经验分享、认可和支持。在危机的背景下加强公司的使命和价值观也至关重要。
我们的top-rankers:
- 非正式通讯渠道:建立一个专用的Slack或Team空间，用于与工作无关的聊天、图片分享或相互检查，有助于保持社区的活力。员工们提出的一个想法是，在全公司范围内开设一个开放的频道，员工们需要陪伴时可以加入，另外一个想法是虚拟咖啡休息时间和周五午餐直播。
- 社交工具:从内部网时间线到博客、评论，甚至是简单的“点赞”:拥有反映社交网络的数字工具，创建了一个所有员工都可以参与的交互式在线平台。
- 领导互动:除了自上而下的信息交流和状态更新，看到那些“高层”参与员工主导的通信，如博客、状态更新或论坛线程，使他们更引人注目，并嵌入了这种亲切感:共同参与其中。
- 自底向上的通讯:检查你的员工的净推荐分数(eNPS)现在可能不是你优先考虑的事情。然而,服用了解员工的感受可以帮助确定哪些地区或部门没有得到他们需要的支持。讨论和想法论坛或员工博客可以为员工提供空间和声音，以提供同行支持，分享经验，并在更个人的层面上进行联系。
#５.信息和文档管理
保持员工的生产力是当前形势下的首要任务和挑战。为了履行他们的职责，员工需要方便地访问信息、文档和工具。
虽然许多组织现在使用基于云的文档管理解决方案，如SharePoint、Box、OneDrive或谷歌Drive，但这并不能保证在家办公的员工可以访问或找到他们需要的东西。
大规模远程工作强调了对经过深思熟虑的治理和易于导航的信息架构的需求，并以强大的搜索功能为基础。权限需要确保正确的人可以查看正确的信息。
更广泛地说，员工需要了解命名和存储信息的协议:“document1.docx”的多个副本将不可避免地导致混乱。
如果信息或文档分散在多个文件夹、站点甚至平台上，就会产生障碍。通过集中存储文档，可以从多个系统提取结果的企业搜索，或者使用单点登录来简化用户旅程，打破孤岛。所有这些都将支持更高效、更富有成效的家庭工作。
我们的顶级排名:
- SharePoint集成:在获取文档时，SharePoint可能会让人不知所措;可能会有多个迭代、设计、编辑和分散在不同站点上的版本。通过只选择特定的文件夹来与我们的内部网和搜索中的索引集成，我们减少了整体容量，只为用户提供来自单一来源的批准版本。
- 目的/ task-led导航:按部门归档信息可能会产生竖井，使内容浮出水面更具挑战性。通过按意图排序信息(例如，将市场营销、销售和安全团队创建的所有面向客户的文档分组在一个地方)，导航过程对用户友好得多。
- 搜索最佳投注:快速获取信息不仅是提高效率的必要条件;对于那些迫切需要在前线了解关键政策或程序的人来说，这是至关重要的。知道你有一个可靠的搜索，将最相关的信息推到顶部是至关重要的。
- 内容管理系统(CMS)功能，如批准、审查日期、作者身份、分析:在当今的数字化工作场所，管理大量的内容或信息已经是一个挑战。在内部沟通达到最高水平的时候，信息的可靠性、准确性甚至语气都至关重要，内置功能以促进审核内容的尽职调查是必须的。查看日期可以确保信息不会过时，作者身份可以显示谁拥有它，分析可以帮助确定任何内容空白或未触及的员工人口统计数据。
# 6。协作和任务管理
分配、跟踪和跟踪个人任务和项目的工具并不是一个新概念:然而，对于许多团队来说，当前的工作环境需要重新思考如何我们使用它们。
当你没有机会无意中听到同事们在讨论一个项目，或者只是向坐在你旁边的人抛出一个问题时，重复工作、错过或放弃任务以及对期望或产出缺乏明确的风险就会更高。从长远来看，我们需要重新思考我们的典型工作流程和流程来完成工作。
将任务管理从“时间点”通信渠道(如Teams或Slack)转移出去只是其中之一:考虑到正在发生的通信量的增加，关键任务很容易迷失在噪音中。透明度更为关键，需要记录更多细节和更小的任务，因为在数字领域中，东西更容易“在翻译中丢失”。
随着员工现在以一种完全不同的方式工作，对IT支持的需求激增。连接、身份验证或软件方面的问题更大;对许多人来说，通过电子邮件管理帮助台功能可能是不可持续的，因此需要采用不同的方法，使用传统的以客户为中心的支持票务工具。
另一个需要考虑的问题是取代以前的纸质流程。在目前的情况下，采购订单上的物理签名是不可行的:找到数字化工作流程的方法是至关重要的。数字签名、表单和授权流程现在非常重要。
我们的顶级排名:
- 体式，Trello：专用的任务或项目管理工具不仅显示所有权，还显示子任务、状态、关联文档，并允许每个人了解正在发生的事情的更广泛的情况。
- Zendesk:几个月前，我们的IT部门已经转变为基于票证的支持部门。随着在家工作的转变，这是一个更易于管理的解决方案:而不是像以前那样让it经理在团队或电子邮件上留言。
- 强制读取和数字工作流当前的危机催生了许多新的政策和流程，特别是在在家工作、报告自我隔离的需要或疾病方面。通过我们的内部网集中这些工作流程，并使用“强制阅读”功能远程向员工推送合规或关键文件，要求他们证明他们已经阅读了这些文件，并使用分析来跟踪那些没有访问或阅读这些文件的人。长期存在的POs、费用、工资和预订休假的数字表格和流程在当前情况下也显示出了它们的价值。
欣赏数字化工作场所
“需求是发明之母”这句古老的谚语从未如此适用。
当我们别无选择，只能重新思考时，它就会引发创新。
随着世界各地的员工都在适应远程工作的新现实，这迫使人们重新思考我们的数字化工作场所:不仅仅是我们使用什么，而是如何去做。
以前根深蒂固的流程或行为被迫变得多余。当我们别无选择，只能重新思考时，它就会引发创新。
可能只面向客户或由单个部门使用的工具正在跨组织中找到新的用途。通信的数量和类型让我们重新思考使用什么渠道以及为什么要使用。这是一个在更大范围内合作的机会，利用我们自己的资源、技能和知识来找到新的解决方案。
当前前所未有的形势要求我们采取一种新的工作方式。我们无法真正理解这将产生怎样的长期影响。
然而，它正在扩展我们的数字化工作场所:这并不是一件坏事。我们的新依赖很可能会推动更好、更健壮、更敏捷的技术解决方案向前发展。就目前而言，这是关于适应和创造性地使用我们所拥有的工具。
