我们需要更少的交流，而不是更多:按下“静音”的4个原因

内部沟通者，人力资源和经理们都在不断努力让我们更好地联系和交流。事实是，这对我们来说弊大于利。我们应该按静音键吗?

如果你从事的是管理人员或信息的工作，顺畅的对话对于做好你的工作来说绝对是至关重要的。

我们需要为彼此提供最新消息，分享想法，提出问题，传递信息，进行头脑风暴挑战。我们需要将客户从销售人员手中移交给项目管理团队，然后再移交给客户经理。当人们说话时，任务就完成了，项目就进展了，事情就完成了。如果没有沟通，组织就会死在水里。不存在。

因此，说传播者(实际上，整个组织)应该努力让我们说话，这听起来完全矛盾少,但请耐心听我说。

由于工作场所技术的一系列发展，远程工作社交媒体，以及对沟通的价值和重要性的全面认识，我们实际上已经改变了这一趋势太远了。我们一直在交流。这就是我们所做的。

问题是，这需要付出巨大的代价——对个人、对组织、甚至对整个社会。在工作场所设置界限和管理这种沟通危机的责任应该落在目前负责制造这种危机的人身上:经理和内部沟通人员。这是为什么。

#1:停机时间不是bug

2007年4月，《赫芬顿邮报》的创始人阿里安娜·赫芬顿倒下了。

具有讽刺意味的是，她刚刚收到被选为“时代周刊100位最具影响力人物”之一的消息，就昏过去了，颧骨骨折，在自己的血泊中醒来。说话亚当·格兰特在他的播客Worklife中说道，她描述了自己急匆匆地去了急诊室，做了一轮检查，结果被告知她得了“文明病”:倦怠．

“机器和软件的目标都是尽量减少停机时间，”阿里安娜告诉亚当。

“我的意思是，Salesforce发布了一个关于新产品的广告，他们说他们的正常运行时间为99.9%。这对软件和机器来说都是极好的，但人类的操作系统是不同的。人类操作系统的停机时间不是bug，而是一个功能。”

阿利安娜的经历可能是极端的，但倦怠的现象越来越普遍。数字通信方便、即时、简单——但这也意味着我们几乎可以永远保持联系。

由此产生的“永远在线”的心态模糊了工作和家庭生活之间的界限，让我们和我们的员工失去了身体充电和工作所需的急需的停机时间。心理和身体健康的代价可能是极端的。

#2:打断我的思绪

如果你问我昨晚睡得怎么样，我回答说:“还好，我睡了8个小时——但我每15到20分钟就醒一次。”你会把这归类为“好”觉吗?

我猜不是。

工作与睡眠相似。你自然会有不同的工作阶段，生产力会迸发;就像最重要的快速眼动睡眠一样，神奇的事情发生了，需要一段时间才能进入那些创造性的阶段。为了完成工作并真正富有成效，我们需要不间断的时间来集中注意力。

问题是，我们的数字工作场所被设置为干扰我们的工作。不断。每当我们收到电子邮件时，提醒就会弹出;Slack或Skype上的即时消息;文档更新或事件添加到公司日历时发出通知。人们平均花费11分钟在他们被打断之前。我在写这一点的时候被打断了三次。

一项平均2.8秒的中断——比如电脑屏幕角落里闪烁的通知——会使出错的风险增加一倍密歇根州立大学和美国海军研究实验室发现。

可怕的是，一旦我们被打断，平均需要23分钟才能重新集中注意力。坦白地说，我们很惊讶任何工作。

在实体办公室里，如果有同事每隔10到15分钟就走过来打扰我们，那是不可接受的。那种认为他们说什么或问什么比你当时正在做什么更重要的想法，从根本上来说是有缺陷的。但不知何故，在我们屏幕的安全背后，这被认为是正常的行为。

#3:质量，而不是数量

我们已经知道，沟通对组织的运作至关重要，但在一个有im和表情符号、WhatsApp和Snapchat、twitter、Yammer等的世界里，我们正在看到一种转向一次性消息传递。我们承认，我们发送的那些信息是在某个时间点、瞬时的，是庞大的数字噪音虚拟世界的一部分。

问题是，我们不仅是在响应实时通信的期望——让我们处于随时准备好一有通知弹出就点击“回复”的状态——我们负担不起时间我们的反应。最常见的邮件回复时间只有两分钟;对于即时通讯来说，估计是90秒或更短。这一趋势正在加速，导致发送的信息量激增。

在工作场所，这是不这必然是一种好处。是的，我们可以更快地获取信息;例如，当你在电话中与客户打交道并需要解决方案时，这是非常重要的。但更快的反应也让我们更容易出错、打字错误和误解。

2016年，英国国家医疗服务体系(NHS)遭遇了可能是有史以来最严重的“回复全末日”，当时一名技术人员不小心向NHS所有120万名员工发送了一条“测试”信息。

更火上浇油的是，许多员工立即按下了“回复所有人”按钮，接着还有人“回复所有人”，要求从分发列表中删除，等等。由此产生的1.86亿封电子邮件导致电子邮件服务器瘫痪，并造成整个医疗服务的混乱。

他们也不考虑时间、空间和距离什么我们的回复。

花时间思考一个问题，研究或围绕一个挑战进行头脑风暴，可以得到更好的、经过深思熟虑的解决方案。它减少了错误或错误的发生率，使我们的组织更具弹性和成功。如果我们的员工不仅反应迅速，而且反应迅速，符合即时和快节奏沟通的期望，他们就会犯错误。他们会错过一些东西。

我们需要把注意力从沟通的速度和数量转移到对组织和内部人员有积极贡献的高质量互动上。

#4:我不能说“不”

科技就是为了让我们上瘾而设计的。

有即时的反应和奖励;在每个应用程序、设备和平台的背后，都有一个工程师团队，他们希望抓住并留住我们的注意力．结果就是缺乏“停止提示”——是时候做别的事情的指示，活动中的自然间隙或暂停。

现在，它是你时间轴上无休止的更新。Netflix和YouTube会自动播放下一集或下一段视频，强大的算法会结合有针对性的营销，在你浏览完博客或文章后立即将相关内容或链接推送给你。我们几乎无法从手机前抬起头来。

在这种持续的刺激下，我们的注意力持续时间在缩短。我们现在的状态实际上是self-interrupting平均每3.5分钟。我和任何人一样坏。在我写了5句话的时间里，我检查了电子邮件，浏览了3个不同的网站，喝了杯咖啡。

在一项实验中，研究人员发现，只要把智能手机放在桌子上，即使是在飞行模式下，也会使工作记忆减少10%。参加实验的人在智力测试中的表现也差了5%。仅仅是把手机放在那里就足以让人神游:结果与缺乏睡眠的影响相同。

更重要的是，“永远在线”和“即时回复”的趋势现在已经深入到商业文化中。即使我们有足够的意识，知道什么时候该切断向我们袭来的通信轰炸，我们也很可能是一只孤独的狼。当我们周围的人都在说“是”时，我们怎么能成为说“不”的人呢?

简单地告诉员工专注于工作并不能解决问题。对许多人来说，查看社交媒体、电子邮件、立即回复信息、不断切换任务、随时待命的冲动类似于与成瘾作斗争。工作场所需要支持员工，并明确表示——这不仅可以，而且还可以有益的说“不”。

我们如何解决这个问题?

这里的论点并不是要消除沟通或从每个员工的设备上卸载Yammer。

然而，“永远在线”和即时交流的本质正在创造一种不可持续和不健康的文化。我们需要界限——而员工们很难为自己设定界限。

雇主有责任也有动力减少工作场所的过度沟通。更少的干扰，更少的一次性信息和更多的高质量互动会让员工更快乐，更有效率。那么，我们如何才能降低虚拟噪音呢?

• 考虑虚拟“安静区”为员工提供不受干扰的专注空间。在一个例子中，一家财富500强软件公司推出了一个安静时间政策在上午8点至11点和下午3点至5点之间，停止对工程师的干扰。在上午无干扰的环境下，工作效率提高了59%，下午提高了65%。甚至不需要这么极端;的幸福研究所每天投入一两个小时的“创意区”，就能看到工作效率的大幅提高。

• 在管理层树立榜样:当你的经理或首席执行官一直在发送电子邮件时，你会感到有压力去回复，并相信模仿这个例子是如何在你的职业生涯中“取得成功”。当管理者设定界限时，员工更容易遵守。
• 将非必要的交流分类，并设置例行程序:公司更新、内部网博客、员工生日、即将发生的事件:这些都是非紧急通信，不需要单独弹出通知，以免打扰员工。考虑把你的内部通讯整理成每周总结或虚拟通讯，每周在同一时间分发，这样员工就知道什么时候会收到它们。
• 使用众所周知的“请勿打扰”:在这个问题上，有一些公司打破常规的很好的例子;戴姆勒(Daimler)的著名例子就是一例，该公司自动删除年假员工的电子邮件。另一家荷兰设计公司实际上在下午6点用钢索举起了办公室家具，在工作和家庭生活之间划出了物理界限。

沟通是成功的关键——但让我们努力让我们的互动有目的、有意义、有价值。也许通过减少交流，我们实际上可以获得更多。