10种方法让内部网经理的生活更轻松
内部网经理的工作可以是一个不断平衡的行为。
你的任务是确保用户接受，鼓励合作并创建一个网站，以满足您的业务的独特需求。有内容要发布，有权限要管理，有问题要填写。此外，今天的危机总是存在的:发送一条紧急消息，修复一个坏掉的小部件，更新CEO的头像;不管是什么。
考虑到需求——通常来自不同的个人、部门和地点——你需要所有你能得到的支持来保持事情的顺利进行。
为了让各地的内部网经理的日常生活更轻松一点，我们整理了10个顶级建议，帮助你解决我们每天遇到的一些最令人头疼的内部网问题。这里有一些快速取胜的诀窍，专为你设计。
1.让用户更新他们的个人资料
你的人员目录是一个成功的社交内部网的核心。它将跨部门、办公地点甚至时区的员工连接起来，以确保真正的协作文化。为远程工作者或在路上的人，它可以是一条生命线。
然而，实现任何内部网的真正潜力依赖于那些用户档案的完整和最新:通常有照片、职位和部门信息、正确的电话号码、技能和兴趣。正如许多内部网经理会告诉你的那样，理论上获取这些信息应该很容易，但在实践中往往非常令人沮丧。
业务场景:
“我花了两周时间，试图找一位会说德语的人为我们翻译一份潜在的新协议。原来楼下的詹姆斯说得很流利。然而，他的内部网用户资料中没有这些信息，现在机会没有了。”
快速的成功:
- 使内部网概要文件的一部分新的入门程序．考虑在公司内部分配给新人拍照的任务，以确保你也能捕捉到一张头像。如果这是他们工作第一周的“必做事项”之一，你完成它的几率就更大。
- 利用内部网内的集成功能从不同的第三方目录源(如活动目录、Azure目录)或使用配置文件同步API自动无缝地填充配置文件。如果你的员工想要得到报酬，他们会把自己的信息交给工资部;您可以选择自动将数据的选定字段提升到您的内部网中。最重要的是，每当数据发生变化时，配置文件就会自动更新，从而很容易保持配置文件的最新状态。
- 让他们觉得值得:使用游戏化、活动或激励来鼓励现有员工参与更新他们的个人资料。一个很好的例子是由MHS Homes作为他们内部网发布的一部分:
“我们用这一系列海报举办了一场比赛，每一张海报都只是展示了一名工作人员的剪影，以及一个关于这个人的问题。然后，读者必须搜索简历，找出问题与谁有关。
“但问题是:他们不能参加比赛，除非他们填写了自己的传记!(David Giblin, MHS Homes)。
2.向人们提供正确的内容
在正确的时间将正确的内容传递给正确的人是我们面临的最大内部沟通挑战之一，尤其是在数字噪音的时代。更重要的是，精通数字的用户越来越需要一个个性化的用户体验来自他们的工作场所技术．
您如何管理流程以适应不断变化的业务和个人需求?
业务场景:
“每次我访问内部网，都是同样的旧内容。它甚至对我的工作角色没有什么帮助，所以我不再为它烦恼了。”
快速的成功:
- 定制的主页提供一种独特的方式来个性化内部网体验。例如，创建一个New Starter主页，其中包含专门针对新员工的内容，如常见问题解答、关键政策文件或欢迎视频，在雇用开始时显示一段指定的时间。或者，特定于部门的主页可以显示与这些角色相关的小部件或仪表板——例如销售目标或服务台仪表板。
(例如Interact上的新入门主页。)
- 关于内容的智能建议:当涉及到了解你的员工时，你的内部网为你做了艰苦的工作吗?
通过使用强大的智能机制，从以前的交互和用户行为中学习，“交互建议”为人们提供了一个个性化的新内容“结果”列表，帮助他们发现可能错过的新知识。您所需要做的就是将小部件添加到显著位置。问题解决了!
3.让高级管理人员做出贡献
确保从你的企业高层那里获得收购可以对您的员工如何感知、参与和使用内部网产生巨大的影响。理想情况下，你希望管理者以身作则:发布博客或内容，在论坛上回应讨论，给予员工或团队认可。
然而，现实情况是，许多高级管理人员都有重大的时间限制和不同的优先事项。他们的贡献可能是稀疏的,通常如果他们做贡献,他们连续通讯:短,没有图像或其他媒体。
业务场景:
“我在车间工作，对总部的管理层没有任何了解。我没有机会听到我的组织发生了什么，也感觉不到我有机会接近高层，让他们听到我的声音。这让我觉得自己与业务脱节了。”
快速的成功:
- 鬼写代表高级管理层，或者把这个任务交给你的内部通讯部门。这加快了进程，提高了内容的质量，并确保从顶部获得更多的内容。
- 使用而是用视频投稿．让你的CEO把他们的感谢、消息或反馈拍成视频，不仅对他们来说更快，而且可能会提高员工的参与度。
5.创造吸引人、动态和互动的内容
当你想要提高企业内部网的参与度时，托管一堆干巴巴的人力资源政策文件根本不能解决问题。但如果你是负责制作内容的人，你如何才能在满足需求的同时，确保内容保持吸引力、动态并吸引员工呢?
业务场景:
“我们的内联网已经成为重要业务信息、政策和文档的垃圾场。我知道当我想查看我们最新的隐私政策时就去那里，但除此之外，那里没有什么让我感兴趣的东西。”
快速的成功:
- 将你的内联网提供给你的员工:选择一个便于非技术用户导航和创建内容的内部网解决方案是关键。让你的员工在博客、论坛和团队区域发表意见;允许商业和非商业内容，以创造一种共同的文化，让员工感到快乐和自信的贡献。我们会探索更多关于从员工那里获得想法和贡献在我们最近的博客中。
(Interact CMS使用“所见即所得”编辑器，简单易用，即使是非技术用户也能轻松快速地贡献内容。)
- 利用直观的社交工具这将管理和推送内容的权力交给了用户，而不仅仅是内部网管理员。
例如，您的用户可以在内部网上写作时@提及一个人、文档或一段内容——提醒那些有既得利益的人，这里有一些东西供他们阅读。#标签提供了一种简单的方式来分组相关信息，而主页上的社交时间轴确保有不断刷新的动态内容。最重要的是，这些工具是你的员工在日常生活中使用的工具，可以减轻你作为内部网经理的压力。
需要更多的灵感?为什么不看看我们的“内部通讯黑客”在博客上发表一些有创意的想法来吸引你的员工。
6.将业务流程转移到在线
正如我们所知，内部网不仅仅是一个简单的通信工具。由于包含了许多工作流程、表单和管理功能，它们是简化和自动化许多业务流程的强大有效方式——无论是提交费用、预订年假还是完成内部培训。
然而，作为Intranet Manager，您经常会发现自己被创建和管理各个部门的工作流或表单的责任所困，这对您有限的时间和资源造成了相当大的负担。危险在于，如果没有有效的、构建良好的表单和标准化的流程，许多员工将回到他们所知道的魔鬼状态——使您的业务流程进一步复杂化。
业务场景:
“内网表单缺少了一个重要的字段，所以我们需要重新构建它，或者让每个人通过电子邮件分别发送额外的信息。”
快速的成功:
- 易于构建表单，与午餐学习或研讨会一起，可以提高中层管理人员的技能，让他们拥有创建和管理自己工作流程的自主权。交互简单的“拖放”表单界面允许所有用户(无论其技术专长如何)快速有效地向表单添加文本框、下拉菜单和选项按钮等元素。简单!
- 利用内联网中的自动化．当表单完成时，通过电子邮件通知，并在Excel中运行报告以审计提交的所有类型的表单。当决策者需要完成一个操作时，他们可以得到提醒，或者当一个表单等待完成时，参与其中的每个人都可以看到它与谁坐在一起。
(交互表单管理工具为您提供了所有表单的可访问概述，它们的当前状态和所采取的最后操作。)
7.鼓励团队合作——不增加更多的工作量
随着员工遍布全球，远程工作并通过多种设备访问您的业务，使您的员工能够有效协作可能是一个挑战。拥有一个集中的、可访问的数字工作场所变得越来越必要。
然而，始终存在这样的风险:向技术堆栈中添加内部网只会使事情进一步复杂化——将信息和项目分散到更多的平台上，而不是简化它。
业务场景:
“我们正在做一个项目，但过程很复杂。有些交流是通过电子邮件进行的，有附件，有些在我们的ESN上。我们的云存储中有文档，一些在内部网，一些在个人电脑上。我们正在失去对版本的跟踪，以及我们的进展。”
快速的成功:
- 将您的内部网与您的云存储平台、业务关键应用程序和Office365中的SharePoint在线把这些独立的系统结合在一起，而不是把它们分开。用户可以从一个集中的位置访问和处理文档，通过@mention将文档直接带入内部网帖子以方便访问。
- 使用专门的团队区域合作-无论是个别部门、特定项目或共同兴趣。每个区域都可以有单独的页面和内容区域，包括日历、论坛、画廊、时间轴等。提高用户在这些功能方面的技能，将提高作为业务关键型应用程序的内部网的采用率和参与度，并简化日常流程——使其更有价值。
8.知道缺少什么信息
您的工作是填补内部网上的任何内容空白，并了解人们在寻找什么。不容易访问的缺失或标记不良的内容会导致沮丧，降低工作效率，并最终损害内部网的声誉和与内部网的联系。
然而，让人们告诉你缺少什么信息可能是一个巨大的挑战——尤其是在大型或分散的组织中。您不可能单凭一己之力测试每一个可行的搜索，那么如何确保您的内部网继续成为它应该成为的业务解决方案呢?
业务场景:
“我只想知道如何启动公司养老金，但这不在内部网的人力资源领域。只是打电话给人力资源部的帕特问她比较容易。如果我在内部网上找不到我需要的信息，我为什么要使用内部网呢?”
快速的成功:
- 使用分析功能，如雷竞技网站上找不到或零结果搜索报告，您可以快速识别人们正在寻找和无法找到的内容。通过分配最佳选择或创建与这些搜索短语匹配的内容来回应这些问题，以填补空白，确保员工的持续信任和参与。
(Interact上的“零结果搜索”报告可以快速、轻松地向你展示你的用户在寻找什么，让你直观地回应他们的需求——而不是猜测他们想要什么)。
9.管理“不是另一个密码/平台!”'反击
数字工作场所越来越多地以各种不同的工具、平台和应用程序为标志，这些工具、平台和应用程序都旨在在我们的日常工作中扮演特定的角色。我们可能有一个系统用于我们的人力资源信息，另一个系统用于提交费用或访问工资，另一个平台用于存储我们的文件，以及我们的CRM或任何特定于角色的应用程序，以更好地完成我们的工作。要管理的密码和工具太多了!
这可能会导致一些员工抵制采用内部网，忘记密码，或者只是把它视为另一个他们可以不用的数字噪音源。然而，让他们参与进来是你的工作。
业务场景:
“我已经有了我的电子邮件账户和我们的企业社交网络来获取新闻，还有我们的云存储来访问我们所有的文件。当我已经可以访问我需要的东西时，为什么我还要记住另一个登录并使用另一个平台呢?”
快速的成功:
- 让你的内联网成为你数字工作场所的中心通过将其配置为标识提供程序。这种技术上的胜利本质上意味着，通过让员工只记住一个登录名和密码，并让他们从一个地方访问所有必要的工具和应用程序，你正在建立内部网作为通往其他业务的网关。单点登录(SSO)是一种安全的简化身份验证的方法，可以节省您的企业和员工的时间、金钱和精力-这是一个全面的双赢。
10.保持一致和最新的文件
Intranet Manager的核心任务之一是在Intranet上维护一致的和最新的信息。
如果你的员工看不到文件的最新最终版本，你就有可能降低工作效率、重复工作、感到沮丧，甚至可能出现损害业务的错误，并为此付出巨大的代价。
业务场景:
“在订货之前，我利用内部网找到了我们首选的供应商。事实证明，这个页面自2012年以来就没有更新过。我没有从我们目前供应商的团体折扣中受益，还让我们的业务额外损失了1.5万美元，这本来是可以避免的。”
快速的成功:
- 使用版本控制功能确保用户正在访问最新的版本。您可以检查内容何时已更新，由谁;分配签收责任和一个专门的页面所有者负责问责和审计控制。
- 集内容的有效期和审查日期，在需要审查内容时提醒您或专职作者或页面所有者。在Interact中，可以很容易地从分析函数，让您全面了解需要更新的内容以及由谁更新。
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