如何创建内部网业务案例
建造或购买内联网软件这是有代价的。这一事实是无可遮掩的:当涉及到获得高级管理层的支持时，成本可能是一个症结。
为了证明投资是合理的——而不是简单地“拥有很好”——你需要清楚地展示内部网将给你的业务带来的回报。你最大的机会是有一个强有力的商业案例。
什么是商业案例?
尽管传统上用于证明成本和资源需求，但业务案例是您在重新设计、投资或构建内部网时可以使用的最强大的工具之一。有效地生成和交付业务用例将:
- 获得高层的支持，预算和承诺
- 确保你获得了交付项目所需的支持
- 定义机会和业务需求
- 明确企业内部网的价值和回报
- 概述范围，包括资源、时间和成本
- 评估各种选择并提出建议
业务用例通常是流程需求，因此，可以简单地将其视为“要做”列表上的任务。然而，当我们考虑到这一点时，它的核心目的其实是要说服-说服，争论，推销一个想法-它变成了一个市场营销文档。一个业务案例可以成就你的内部网项目，也可以毁掉你的内部网项目。
对于许多人来说，编译业务用例的任务似乎是一项艰巨的任务。在本博客中，我们概述了帮助您构建相关且可靠案例的关键步骤。
1)以目的为出发点
像任何重大项目一样，黄金法则之一就是着眼于最终目标——并在整个过程中牢记它。首先回答一些简单的问题:
- 谁是观众?
- 谁是你的决策者?
- 您是将业务案例以文档、演示文稿或两者兼而有之的形式交付?
- 您是否已有模板或框架，还是需要从头开始?
- 您是否需要考虑任何特定的遵从性或法规需求?
- 你应该什么时候提交你的商业案例?
绘制出不同的利益相关者和决策者，以及他们的权力和兴趣水平影响您的Intranet项目．
花点时间了解他们的优先事项、目标和他们关心的事情:通过在你的业务案例中解决这些考虑因素，用他们的语言说话，你更有可能获得他们的支持和支持。
最重要的建议:时刻关注首席财务官，自始至终都要考虑财务收益和成本。虽然他们可能对内部网项目没有表现出很高的兴趣，但他们的影响力通常很高。投资成本和回报的透明度是赢得利益相关者的关键!
2)定义机会
- 内部网可以解决企业中哪些“未满足的需求”?
- 此步骤旨在概述您的业务中的当前情况，并指出内部网项目可以支持的未开发的可能性或改进的领域。
- 纵观整个公司，考虑第一步中确定的主要利益相关者。他们目前最大的挑战是什么?这些不同的部门或个人目前工作的目标是什么，内部网可以帮助实现哪些目标?例如，常见的部门优先级包括:
关键是要找到“这对我有什么好处?”，并了解员工每天面临的挑战。利用这些想法的想法包括:
- 利益相关者的采访
- 在线调查
- 焦点小组
- 工作场所的观察
- 可用性测试
- 当前内部网的使用统计和分析
你收集的信息将有助于塑造你的机会陈述:关于Intranet项目将解决的问题和预期回报的清晰而简洁的总结．尽管这是在业务用例的开始，但在这个过程中它经常会被修改多次——所以作为最后要做的事情之一来回顾它。
最重要的提示:一个成功的内部网能够满足整个企业的需求。花点时间找出部门领导、知识工作者和那些远程工作或在现场工作的人的痛点。这可能很耗时，但从长远来看是值得的。
3)确定主要的有形利益
你已经回答了最顶层的问题“这对我有什么好处?”的问题——现在是时候深入探究了。你的董事会或高级管理团队希望看到商业利益——所以这一部分列出了收益，无论是财务上的还是其他方面的，这将表明商业案例值得推进。
首先，优先考虑你的目标。内部网可以潜在地解决许多挑战——因此突出那些主要利益相关者最感兴趣的关键领域。这些可能包括:
对于每个目标，你都需要确定赋予它的价值。问以下问题;
- 它是如何衡量的?
- 现在是什么?
- 你想要什么?
- 差值是多少?
- 随着时间的推移价值是多少?
重要提示:我们的交互式ROI计算器会帮助你计算出潜在的投资回报，只使用一些关于你的业务的基本信息。
需要灵感吗?
用定量的术语来展示新的内部网的好处可能很困难，所以下面是我们的一些客户体验，这可能会帮助您确定可以节省成本或产生额外收入的领域。
- 硬币运动实现了年度成本节约10000美元通过消除过时的内容并转移到更精简的内部网平台，将硬件成本降低了60%以上。此外，由于更简化的内部网管理工具，基金会也能够将内部网管理的人员重新分配到其他项目。
- Romec保存80000英镑在他们的内联网上建立一个首选供应商数据库，这意味着当部门购买新供应时，他们可以通过整合一个流程从规模经济中受益。
- 亲和力萨顿保存75000英镑通过拥有一个易于使用的解决方案，无论技术知识如何，业务中的任何人都可以使用，从而节省了一年的人力，因此以前致力于内部网功能的三名全职员工可以重新部署到其他IT职责中。
4)识别和分析备选方案
你已经列出了公司面临的挑战。通过查看内网项目可能帮助解决的目标，您已经定义了机会。接下来，您需要设置可用的选项。
通常情况下，当你到达制作业务案例的时候，你已经在脑海中有了一个选择的选项。然而，这一部分应该向你的决策者表明，你已经采取了全面的方法来研究所有可能的选择。
接下来，你需要根据你的目标分析你所选择的每一个选项。即使你知道你将提出哪个选项，在这一点上最好是透明和全面的，如果可能的话。我们通常会发现，赞成和反对的选项可以分为三个不同的类别:
- 功能:解决方案的实际特性和功能雷竞技网站上。在第1步和第2步中，你认为你的业务需要什么工具?一个功能矩阵将你的选项放在一起，并比较你需要的选项，这将为你的受众清晰地设置它。
- 成本效益分析:从直接和间接成本的角度来考虑投资，以及预期的回报。不要忘记软件本身之外的额外活动或资源，例如启动或培训活动、内部资源时间需求或围绕项目的沟通活动。
- 未知因素:对潜在供应商或解决方案的任何其他考虑，例如:
- 经验
- 思想领导
- 声誉
- 稳定的产品
- 稳定的公司
- 类似的客户雷竞技rat
- 文化比赛
(一个简单的比较矩阵列出了您的内部网项目为满足业务目标所需的特性或功能，这将帮助您的受众一眼就能看到每个选项提雷竞技网站上供了什么。)
最重要的提示:避免为了恢复或节省成本而削减实施选项的诱惑。有证据表明，75%的业务和IT高管预计他们的软件项目将会失败，在过去的一年里，只有不到三分之一的项目能够按时并按预算成功完成。投资于经验丰富的供应商提供的专业服务可以极大地降低这种风险，并在确保您的项目实现业务目标方面发挥关键作用。这是一项有回报的投资。
5)提出建议并评估风险
使用第4步中列出的分析，您可以使用本节列出您认为满足业务需求的解决方案的建议。接下来，列出与项目相关的风险。
在商业案例中包含一个部分概述你的项目可能出错的所有方式，这似乎违反直觉——毕竟，你正试图说服并赢得经常持怀疑态度的决策者，以确保投资。然而，这在你的论证中是极其重要的一部分。
使用此部分来显示您已经考虑过风险，您知道如何为可能的风险做计划，并且您的计划可以在出现问题时存活下来。风险因素是可能发生的事件，如果它们发生，可能会对公司收入或利润造成偏离预期的直接影响。
通常有两种不同类型的风险:
- 实现风险:拟议投资可能偏离原始或预期需求，导致成本高于预期的风险
- 结果风险:指的是投资可能无法满足组织的业务或技术需求，从而导致整体总收益降低的风险
最简单的方法是使用简单的影响与概率图表。列出潜在的风险，包括它们发生的可能性有多大，以及它们可能产生的影响有多严重。然后，你可以概述你将如何准备或减轻每种风险。
6)制定计划
你还没有获得你的投资，所以一个全面的项目计划不是我们在这里寻找的。然而，如果你能列出项目覆盖范围的顶层概述，这将为你的案例提供支持，包括:
- 时间表和下一步:内部网项目的签署、开发、实施和启动的估计日期将管理决策者的期望
- 资源需求和职责:即使您的项目是由外部供应商管理的，无疑也会有可能影响业务的内部资源需求。强调谁将参与项目，他们的角色和他们将承担的典型责任，例如:
- 可交付成果:如果决策者需要进度报告、投标文件或最终设计，请在此处列出。
7)展示和说服
你有一个商业案例——现在是时候提出它了。但如何?
不同的决策者和利益相关者将有不同的沟通风格，这可能是一个挑战。因此，最好在可能的情况下为所有可能发生的情况和偏好做好准备。通常，我们发现值得创建以下项目:
- 一页的执行摘要
- 长篇业务案例文档，包括完整的细节和附录(如果需要)
- 演讲
这些使您能够满足只寻求顶级信息和数字的实用主义者，以及希望查看更深入研究的分析师的需求。
预览页应该简明扼要地列出文档的目的，即内部网业务案例将用于什么，然后是你的机会声明(步骤2)。不要忘记:一些利益相关者可能只看了最初的概述，所以把它做好是至关重要的。它必须清晰，简洁，并使用强有力的语言来展示你的案例。
以正式的结论和建议陈述结束。重申业务案例的要点，并将这些要点与你确定的首要业务目标保持一致，然后提醒读者下一步就要开始了。重申为什么他们应该批准对您的内部网项目的投资，以及为什么建议这样做。
构建一个引人注目的内部网业务案例
具有坚实商业案例基础的项目为业务提供了更大的回报，更符合整体业务目标，更有可能满足范围，保持在预算范围内，并在规定的时间内完成。
一个经过深思熟虑的业务案例流程还将支持您确定正确的解决方案来满足您的需求，如果需要，还将确保您与正确的供应商合作以实现您的愿景。
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