随着COVID-19(通常称为“冠状病毒”)疫情的持续发展，全球各地的组织都在寻求内部沟通，以确保员工知情、安全和高效。
随着快速变化的新闻和指南继续围绕不断发展的COVID-19疫情传播，每个人都专注于保护全球人民的安全和健康。
许多组织正在采取积极的措施来评估不断变化的情况，并管理对员工和客户的潜在影响。雷竞技rat在不确定或潜在危机时期，清晰、可靠和有效的沟通至关重要。
然而，考虑到信息的海量，这对内部沟通者和领导者来说可能是一项艰巨的任务。
我们对我们的工作人员负有责任，他们可能难以区分可信的事实和炒作，或者在面对疫情时存在恐惧和担忧。这可能对个人和组织都有影响，我们甚至还无法预料。由于预防措施对旅行或在家工作生效，我们可能会面临更多需要工作和获取不同于正常情况的信息的员工。
我们还需要清楚地解释正在发生的事情和我们的反应，而不是引起不必要的恐惧或恶化局势。
在过去的一周，我们一直在倾听那些负责管理商业沟通的人，以及他们在冠状病毒(COVID-19)情况下面临的想法和挑战。
在这里，我们分享一些与员工有效沟通的想法、方法和技巧。
＃1.使用官方信息来源。
在组织中传播COVID-19时，请确保参考官方卫生信息来源。这样可以让员工放心，你使用的是可靠的消息来源，呈现的是事实。
All Things IC的雷切尔·米勒整理了这份优秀的资源清单获取准确的信息。对于在英国或美国运营的组织，指导将主要来自世卫组织，英国公共卫生部(PHE),或美国疾病控制中心．
# 2。创建——或参与——你的内部危机团队
如果你已经有了一个专门的危机或应急团队，现在是时候把他们聚集在一起了。虽然你所在的地方可能不会面临迫在眉睫的风险，但对情况变化的准备可以确保你处于有利地位。
如果你没有团队，考虑一下你的内部网络中谁需要参与进来。除了能够快速做出重要决定的高级权威/决策者之外，你还需要考虑那些在局势升级时负有战术责任或所需技能的人。
例如，这可能是IT代表，他们可以确保员工有适当的设备在家工作，或者那些具有书面通信技能的人来帮助分发信息。
# 3。建立你的真相来源和可信的沟通渠道
如果像许多组织一样，你在几个不同的沟通渠道上运作——电子邮件、内部网络、Teams或Slack、经理级联——那么你需要规定员工应该从哪里获得准确、可信和可靠的信息正式的危机沟通计划．
考虑通道是否适合此目的。例如，ESN通常适用于“特定时刻”和小段信息。为了充分和有效的交流，你可能需要一个平台，在那里你可以托管长形式的内容，就像你的内联网软件或者全公司的电子邮件。
您还需要确保这是一个所有员工都可以访问的通道，包括前线人员或远程工作人员。
# 4。指定权威人士并向中层经理汇报情况
记住，不是每个人在有恐惧、担忧或问题时都会默认使用沟通渠道。尤其是在压力很大的情况下，许多人会想和他们信任的人说话中层或部门经理通常是第一个被通知的人．
虽然让每个中层经理在起草应对计划时都有一席之地可能不现实，但当员工接近他们时，他们掌握如何应对的信息仍然至关重要。
这可以像激活级联一样简单，告诉他们问谁或在哪里找到答案。如果可能的话，指定你的“首选”名义负责人回答问题，并就核心程序、如何管理员工的恐惧，以及你的组织正在采取什么行动，向中层管理人员提供指导。
#５.让高层领导露面
在不确定、压力或压力的时候，稳定和可见的领导力至关重要。权威人物的出现和言论可以提供急需的安慰，并防止任何不必要的恐慌升级。
全公司的虚拟市政厅内联网软件更新或博客、视频日志、直播，或者Teams或yammer便利的问答都是建立员工与领导联系的好选择。
# 6。保持信息的时效性、相关性和可读性
如果您有一个工作团队，定期开会监测COVID-19的情况，请制定时间表，定期向员工通报最新情况。
也许你的每日状态更新显示“没有变化”，但这会让员工放心，他们正在持续监控情况，他们正在阅读的信息是最新的。
确保发布的信息清晰、易读、易读。用医学术语淹没员工只会让事情变得更糟。
如果你要发布很长的声明或大量的信息，考虑用一些简单的常见问题解答、神话终结者和行话终结者来补充它，以解决最重要的问题:对于那些可能会快速阅读的人来说是理想的选择。
# 7。不要让官僚主义或繁文缛节阻碍有效的沟通
它遵循保持信息的最新和相关的需要:不要让不必要的延误影响你对危机的管理。
自然，考虑到情况的严重性和潜在影响，我们需要确保我们发布的信息是事实正确的，并以适当的语气和方式传达。
然而，不要患上“厨师太多”综合症。过度的管理或复杂的签字过程，要求每一次更新都要经过几层批准，这将阻碍有效的沟通。
# 8。记住你在和谁交流——还有听
这听起来可能是显而易见的，但当你来自你的(通常是高级别的)危机团队，然后为你的员工撰写沟通时，你通常会发现他们有不同的关注点和优先级。例如，你的管理层可能关心业务连续性或对运营的影响;这不大可能是员工最关心的问题。
解决这个问题的最好办法是开通双向沟通渠道，倾听员工的意见。现在不是自上而下发号施令的时候。给他们提出问题和提出关切的途径。他们想要和需要知道的最重要的信息是什么?
例如，他们可能需要澄清在学校或托儿所关闭的情况下会发生什么，或者如果他们计划前往高风险地区旅行该怎么办。
# 9。对潜在的压力或焦虑保持敏感
即使您的组织在位置或威胁状态方面被认为是低风险的，重要的是要认识到员工可能正在经历不确定性、焦虑或困惑，特别是在面对大量信息和社交媒体或新闻故事时。
你也可能有因健康原因被认为是高风险的员工，或者他们身边有高风险的人。
确保在沟通中使用的所有语言都是基于事实，并考虑到那些可能正在经历压力的人。鼓励那些有顾虑的人与他们的经理、人力资源或你指定的权威人士谈谈。要求员工在办公环境中谈论COVID-19时要敏感。
# 10。给出适当而恰当的回答
很多人都在谈论媒体和社交媒体对当前局势造成额外压力的影响。最近几天，我们看到了抗菌凝胶或洗手液的恐慌性购买，基本生活用品的囤积，以及个人“自我隔离”的增加。
虽然重要的是，个人和组织都要采取切实和适当的措施，在防止病毒在社区传播方面尽自己的一份力，但同样重要的是，我们的内部沟通不能助长恐慌或危言耸听。在这个阶段建议所有员工储备药物或食物不太可能有好处。
如果工作人员有个人健康需要或关切，应逐案处理。
重申所有员工应采取的实际措施，如洗手或在感到不适时联系正确的当局寻求建议。保持冷静的沟通，不要过度同情风险，只在员工可以控制的范围内提供指导。
电子书
创建有效的内部危机通讯计划
当危机来袭时，组织需要迅速采取行动。有一个有效的危机沟通计划可以确保你有效地做出反应，最大限度地降低风险，减少负面影响。下载免费电子书
# 11。检查并提醒员工你们的标准政策和程序
本周，英国首相鲍里斯·约翰逊宣布了帮助抗击冠状病毒COVID-19传播的短期措施，包括法定病假工资从生病的第一天开始，而不是第四天．希望此举能防止那些担心请假带来经济影响的员工不必要的传播。
在当前情况下，重要的是审视自己的内部政策，评估它们在支持遏制任何传播或风险方面的力度。
这包括带薪休假，如果他们感觉不舒服如何通知公司，任何旅行限制，如果他们担心自己被感染了该怎么办，以及你的远程工作政策。
# 12。确保员工知道与外部人士交谈的内容和方式
特别是对于面向客户的员工，他们可能会遇到需要处理的问题或担忧。确保你的员工不仅知道该说什么，而且知道如何以冷静、敏感和体贴的方式进行沟通，这是至关重要的。
我们从客户那里看到的一个很好的想法是使用“员工工具包”，它集中托管在公司内部网雷竞技rat上，包括准备好的或官方声明、最新更新、组织为保持业务连续性或保护而采取的行动、任何商务旅行限制、常见问题列表，以及在员工被媒体接触或需要升级调查时如何处理的指导。
这确保了信息的一致性，并有助于防止投机或不正确的信息传播，这可能会加剧焦虑或影响你的外部品牌。
# 13。如有必要，准备和装备员工在家工作
英国和美国的一些机构已经采取了预防措施，让员工在家工作，以将暴露或传播的风险降至最低，例如全球招聘搜索引擎Indeed，或谷歌位于都柏林的欧洲总部。
虽然目前英国或美国的官方指导并没有强制要求采取这一行动，但采取措施为这种可能性做好准备是明智的。
这包括确定员工远程操作所需的设备、软件和工具;如有需要，员工是否有网络连接;确定那些不可能远程工作的员工。
不仅要考虑工作所需的生产力工具，还要考虑诸如登录、安全性和可访问性等问题，“文化”工具，确保员工了解情况，并与工作场所和同事保持联系，例如内部网，以及包括虚拟会议和视频会议在内的通讯选项。
即使最终不需要采取行动，这也是一个理想的机会，可以回顾您当前的数字工作场所和灵活的工作选择，以确保您的员工队伍不受未来影响，并在面对意外情况时保护业务连续性。
# 14。看看你的基础设施
当您主要基于办公室的操作时，转向在家工作可能会给您的服务器和IT基础设施带来额外的负担。
检查可能需要哪些额外的支持，并就可能需要的任何额外措施向您的提供者寻求指导。如果遇到停机或中断，是否有备份选项?员工是否知道他们的职责是什么?在业务中断时，你能否与员工和/或客户沟通?雷竞技rat
# 15。确保为远程员工提供有效的支持和沟通措施
如果由于旅行限制或内部指导，你有更多的员工在家工作，请注意，这种工作实践的变化可能会给一些人带来挑战。
有更高的孤立或孤独的风险，感觉“被排除在外”，以及试图与他人合作的挑战。由此对士气、生产力和员工福利造成的影响需要认真对待。
经理和团队可能希望主动建立非正式的“签到”或每日虚拟站立会议，这样远程工作者就有机会聊天和联系。一个专门的Slack或MS Teams频道也可能是一个可行的替代饮水机聊天的选择。
# 16。这是一个不断变化的情况:准备好改变你的通讯方式
形势瞬息万变，新信息几乎每时每刻都在发布。尽管如此，我们可能还需要一段时间才能完全了解COVID-19冠状病毒的范围。
我们正在根据我们目前所知道的信息采取行动。只要你从可靠的来源获取信息(见第一点)，并且没有声称自己是该领域的医学专家，那么你的行为就是可信的。
然而，信息、指导和事实将会改变和转移。灵活和重新定位的意愿是至关重要的。避免惯性只是因为有些东西已经写在了纸上:改变和发展你所说的是可以的。
沟通是关键。
关于如何管理COVID-19疫情，有很多建议和指导;但有一件事是明确的，那就是沟通确实是成功管理的关键。
是的，定期与客户或消费者沟通对业务连续性、工作时间和服务中断的任何影雷竞技rat响，这是不可否认的重要。客户和收入的流失雷竞技rat是许多人担心的问题。
然而，从我们所看到的情况来看，内部沟通仍在继续主导议程。
这不仅归结于我们对员工的义务和责任——防范和管理任何影响我们员工的爆发或问题——而且还意识到，在许多行业，他们将是我们如何管理外部沟通的业务面孔。
我们的员工是我们的品牌，我们的危机公关团队，我们的支持者。如果他们被授权管理和回应我们的消费者、顾客和客户，他们必须首先拥有信息。雷竞技rat
