商务电子邮件正在被淘汰吗?

《纽约时报》本周发表的一篇文章可能预示着，随着社交协作工具在全球的使用显著增加，电子邮件作为商业环境中首选沟通工具的地位即将消失。与此同时，总统弗朗索瓦·奥朗德(Francois Hollande)的社会党也即将宣布投票通过一项措施该法案将迫使法国企业起草一份良好行为章程，规定员工不应发送或回复商务邮件的时间。

在此之前，柴郡的Halton Housing Trust做出了一项有争议的决定，将内部邮件完全从商业通信中删除。调查发现，该基金会40%的员工时间都花在了内部业务邮件上，为此，该基金会启动了一个为期两年的过程，以逐步停止内部使用电子邮件“关闭”内部电子邮件服务将在未来几周内举行。

研究显示，信托基金收到了超过122900年每月发商务邮件;的平均值436每一个人。然而，62%的员工认为这是最低效的沟通方式。

在承诺逐步淘汰电子邮件的12个月内，Y一代员工几乎不再使用电子邮件;然而,信托承认；“最大的挑战是改变20多年来人们在工作场所依赖电子邮件而形成的根深蒂固的文化。不要低估我们都对电子邮件上瘾的程度。”

电子邮件泛滥

信托基金会并不是唯一希望减少在内部邮件和沟通上浪费时间的公司。研究由麦肯锡指出了内部邮件对工作效率的破坏性影响(平均每周28%的工作时间被浪费在阅读和回复邮件上)，这一说法得到了前政府顾问卡里·库珀爵士的支持员工强制检查邮件已成为“流行病”这对国家的健康造成了严重影响。英国目前正遭受第二个问题的困扰最低水平的生产力在七国集团中排名第一，仅略高于日本。

然而，尽管有潜在的成本，电子邮件的商业使用仍在继续增加Radicati集团2015年全球电子邮件用户数量为26亿，预计到2019年这一数字将达到29亿。这可能是因为需要一个电子邮件地址来注册许多即时通讯服务或完成网上银行和购物。

加强工作场所的社会协作

与千禧一代的增长智能手机的使用和即时通讯服务等WhatsApp，报告显示，消费者对基于网络的电子邮件服务的使用显著减少。这在18-24岁年龄组中尤为明显;根据社交媒体管理提供商的数据，2015年至2016年间，twitter的使用率下降了34%，自2010年以来下降了近50%Hootsuite．

作为回应，组织越来越多地采用社交工具;93%的受访者对a麦肯锡的调查证实他们的公司至少使用了一种社交技术，比前几年增加了82%。66%的高管预计，社交技术将改善内部沟通，并将协作的本质转变为更流畅、基于项目的过程，而不是基于团队或职能的过程。

减少对电子邮件的依赖

发薪日贷款机构美元融资在2012年的一项内部调查后，该公司2000名员工发现，他们在店内受到了电子邮件的轰炸，希望有一种更简单的方式与店对店交谈并获取信息，而不是单纯地通过中央服务进行交流。该组织试图通过投资公司内部网解决问题美元在线零售信息系统(或简称DORIS)。

专注于社交协作工具，该公司实现了现在看到的文化转变每天发布100篇博客这种更集中的沟通形式取代了77个每日博客和每日经理邮件，从而在整个业务范围内提供可见性，而不是将沟通隔离在一对一或基于团队的电子邮件中。

此外，该组织利用内部论坛向员工提出业务问题;例如，询问是否应该在周末开放，或者是否应该实行统一着装。在论坛的合作性质下，所有600多家门店经理都参与了周末工作时间的问题;显示了平台的高度。该公司还在圣诞节推出了“电子邮件限制”，要求员工只在一年中最忙的时候通过DORIS交流。所有这些措施都减少了企业对电子邮件作为主要内部沟通工具的依赖。

可衡量的收益

在Interact 2013/14年度的一项调查中，只有20%的受访者认为内联网的引入使他们的电子邮件减少了10%以上。然而，在2015年，这种情况发生了逆转:78%的受访者表示，由于采用社交工具作为协作的替代方案，电子邮件流量显著下降。

此外，这种文化转变在2015年的业绩中还带来了其他可衡量的回报:

• 70%的人认为社会协作和内部网的使用“大幅提高”了工作效率;
• 83%的人表示，他们在合作方式上有了“明显的转变”
• 81%的人表示员工敬业度“显著提高”

由于Facebook、Twitter或LinkedIn等社交平台的全球使用，企业版本的使用对企业用户来说越来越直观，使得大规模采用变得更容易实现。从本质上讲，它们的透明度和协作性意味着信息可以广泛获取，而不是困在电子邮件收件箱里;使其可被其他人搜索和访问，加速许多业务问题的解决，并提高效率和生产力。

麦肯锡的社会经济报告该研究表明，通过社交技术改善沟通和协作，可以将交互工作者的工作效率提高20-25%，并将员工搜索信息的时间减少35%。

冷火鸡吗?

考虑到潜在的收益，关掉内部邮件服务器似乎是一个很有吸引力的选择，但专家警告说，这种“突然戒掉”的方法并不适用于大多数组织;这个过程需要文化、结构和流程的改变，没有员工的充分参与是不可能实现的。

为了帮助员工“打破习惯”，实现工作与生活的更大平衡，一些组织已经开始推出“周五无邮件日”，或者标记那些在周末或晚上发送商业邮件的员工。对一些人来说，删除内部电子邮件的过程将是一个“全有或全无”的宣言;包括法国IT组织阿托斯,他的零邮件程序作为Wellness@Work倡议的一部分，该公司改变了76000多名员工的互动方式，这一大胆决定得到了广泛的认可。

随着社会协作工具的不断发展，企业版本逐渐进入工作场所，它很可能是商业的电子邮件将继续走在消亡的道路上．但它会从办公室里完全消失吗?