技术改变了我们内部沟通的方式。利用渠道的数量迅速扩张,意味着员工和雇主现在受到来自各种来源的信息的不断涌入。传统内部电子邮件或商家是否有利数字化的通信如局域网平台和社交工具,“噪音”的数量是相当大的。
沟通的挑战
这种增长会带来许多独特的挑战时不要出现面对面的交谈。研究由Albert Mehrabian教授表明,作为人类,典型的解释消息的是38%的声音(我们说的方式)视觉(身体语言和面部表情)55%,仅有7%语言(我们使用的词汇)。当我们搬到书面交流,我们失去了声音和视觉元素。
没有这些潜意识的沟通手段,基调——或者一个作家的态度对一个主题或观众——变得非常重要。然而,当面对众多的渠道和不同的观众,你怎么确定你得到它?
在你开始编写任何内部沟通,考虑以下问题;
- 本文档的目的是什么?你是否想要通知,参与,叫行动吗?
- 你的听众是谁?是一个个体,团体,全公司的吗?什么是他们的人口——例如,这是高级管理或暑期实习生吗?
- 会分布在哪里?你发布的吗公司内部网作为一个博客,产生一个官方手册或推特或更新微博吗?
上述每个将决定您所使用的语言,您采用的语气。
考虑了基调
接下来,考虑如何你想要你的信息收到你的读者(年代)。同样的信息可以通过细微的差别完全改变了语气,由作者的态度。考虑以下三个例子:
“你必须阅读本文档,签字就可以。如果你不,我们有可能失去业务机会相当大的代价!”
“请查收附件文档。这需要尽快阅读并签署,以防止损失的机会。认为,“
“嗨,汤姆,请找到附加的文档。我们严格的最后期限在防止损失的机会所以如果可能的话,我们会要求你尽快阅读并签署。请让我知道如果你需要任何进一步的细节。”
在每个实例中,底层的信息是相同的。然而,第一个例子是指令(例如,通过使用“你必须”),并积极的色彩,这可能威胁到某些人出现。第二个是更多的企业和个人的,删除使用“你”——这是作者从读者的距离。最后更非正式的例子是(命名个人和使用吸引人的语言,如“请”和“尽可能”),遇到更有礼貌和个别读者。
每个例子都可能有地方内部沟通和选择将个人根据多种因素,包括:
- 公司文化和品牌;例如,一个公司的律师事务所可能支持一个正式的方法,而一个年轻的营销公司通常会更口语化的
- 沟通的内容或主题;宣布一个潜在的商业收购会影响人们的工作不会措辞一样一个关于即将到来的博客团队晚上出去玩
- 使用的通道;一个140个字符的tweet需要简洁,快速获取信息,而内部网博客可以更长和更多的会话
让它随意的吗?
然而,随着商业环境继续转向(部分由于类似的合作千禧一代的成长)这些开创性的内部沟通会发现他们通过选举产生更大的接触和反应不那么正式的方法。这并不是说,一个回归的使用一点emoji商业环境是合宜的,但是利用语言熟悉和舒服就踏入你的听众可以打破许多壁垒,并启动双向对话协作至关重要。
最终的语气是具有挑战性的,因为没有并没有什么严格的正确或错误的方法。语气将由个人以不同的方式解释,使它令人沮丧的主观的。需要记住的一件重要事情是,极端倾向于疏远;因此在考虑如何产生你的下一个内部沟通,花时间去阅读,并相应地调整。在数字时代一次书面交流是分布式的,很难得到!
