如何阻止内部网项目脱轨?

内网项目脱轨的首要原因是什么?不能满足涉众和工作人员的许多需求的业务用例。我们将探索如何创建一个案例，使您的项目保持在正轨上。

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在花费了时间和资源构建内部网业务案例之后，高层只需要一个未解决的问题就可以破坏任何投资计划。对于大多数试图推动一项新投资的人来说，缺乏利益相关者的支持是头号绊脚石。

你已经做过调查了。您已经了解了同类软件和替代模型。您已经为您的组织选择了理想的平台。你知道你的项目将改变你的员工沟通、共享信息和联系的方式。你已经计算了成本节约和投资回报。你已经算出需要多少时间和精力。得到当权者的认可应该是轻而易举的事，对吧?

任何曾要求高层领导对新系统进行大量投资的人都知道，得到负面反应的几率要远远大于获得批准的几率。这就是为什么为你的内部网项目创建一个可靠的案例是至关重要的——并考虑到你业务中的每个领域。

如果有效地生成和交付，一个成功的商业案例可以确保高层的购买、预算和承诺，并确保您获得交付项目所需的支持。但是，你如何说服决策者按照同样的思路思考呢?

内部网可以改变业务操作和结果，使您的业务案例成为引人注目和至关重要的文档。然而，汇编满足高级管理人员需求所需的所有信息可能令人生畏。你需要激起他们的兴趣，拒绝任何冷嘲热讽，让你的领导人明白为什么投资是企业长期成功的关键。

但对许多人来说，这正是内部网项目脱轨的关键。

你的商业案例是什么?

商业案例是任何内部网项目的一个基本阶段，它将是您根据预期的商业利益来证明所提议的项目的合理性。

在这种情况下，您通常会描述所提议项目的收益、成本和影响。但你陈述这个案例的核心目的是说服:说服、争论、销售，并确保买进。

最终，一个令人信服的、强大的商业案例被设计用来证明你的内部网项目是一个强大的商业投资，可以提供具体的好处——你正在创建一个“必须拥有的”，而不是一个“拥有很好的”。正确的方法，就意味着你的项目是成功还是被扫地出门。

但演示并不是唯一的问题——即使是构建一个商业案例也可能具有挑战性。你可能会纠结于管理的优先事项，或者很难获得支持。如果多个部门都在争夺一笔可投资的资金，你就是在竞相让别人听到你的声音。即使你的提案感觉坚如磐石，把它带到观众面前本身就像是一项任务。

解决整个组织的痛点

但让我们回到起点。您的业务案例应该总是从评估员工的需求开始:毕竟，您的内部网是一个民主的工具，可以为您公司的每个员工带来巨大的利益。因此，您的业务案例的一个重要部分是识别整个组织中的挑战和痛点。为您的内部网项目收集支持需要您到公司范围内，倾听存在于整个员工队伍中的许多不同的需求、挑战和优先级。用你公司的组织结构图，标出你需要与之沟通的潜在个人和部门。

当你在整理员工的想法和意见时，他们最终会想知道这样做对他们有什么好处。所以你必须给他们分享自己观点的机会。你可以通过举办一些活动或会议来做到这一点，这些活动或会议应该包括:

• 在线调查
• 焦点小组
• 利益相关者的采访
• 工作场所的观察
• 可用性测试
• 使用情况统计

通过问一些相关的问题，让人们详述他们面临的挑战，比如:

• 你如何使用内部沟通?
• 你目前在你的部门或职位上面临哪些挑战?
• 你需要什么才能把你的角色发挥到最好?
• 你/你的部门目前的主要目标是什么?
• 你经常使用哪些流程?
• 您使用多少应用程序来执行您的角色，它们是什么?
• 你们部门有什么特别的要求吗?

浏览用例可以帮助您确定不同员工在日常工作中面临的挑战:内部网可能解决的挑战。这可能包括“在路上参加会议时访问重要的销售文件”，也可能是“每天向总部的物业管理服务部提交仪表读数”。机会的范围对每个企业来说都是广泛而个性化的:你能交谈的人越多，你就能整理出更多的见解。

一旦你在你的业务中定义了机会，你就可以开始起草你的机会声明了。

这是业务用例的开头，其作用类似于执行摘要:以清晰和简洁的方式整理业务用例的内容。它将突出显示intranet项目将解决的问题和预期的回报。它还可能列出intranet项目所需的资源或任何重要考虑因素。

确定你的利益相关者

你要向谁展示?确定您的业务案例的受众以及最终负责签署、批准或推出项目的决策者是非常重要的。

一旦你确定了这些关键人物是谁，你就可以更深入地挖掘每个团队的优先级。他们最关心的是什么?对于他们的部门或个人角色来说，什么是重要的?他们的业务优先级或目标是什么?这些人将构成您案例的基础，并成为您在业务案例过程中需要管理和满足的受众。

一定要记住，当您为内部网演示业务案例时，您应该使用涉众的语言，并始终迎合他们的兴趣。

你可能要称呼的人包括:

首席财务官

利益包括:成本与回报

典型问题:

首席执行官

利益包括:增长，业务成果

CHRO

利益包括:员工敬业度，人才管理，文化

• 这个系统如何改善招聘和留住员工?

• 它如何建立员工敬业度?

• 如何建立和传播企业文化?

• 这将如何强化雇主品牌?

首席信息官

兴趣包括:安全、成本/回报、战略和政策

• 这将如何发展内部系统和流程?

• 数据保护和使用政策是什么?

• 新系统需要多少IT支持?

每个涉众将带来他们自己的一组需求。一个成功的商业案例应该已经权衡了所有这些问题，并且在问题被提出之前就已经回答了这些问题。

常见的涉众反对意见

作为推动这个项目的关键人物，你已经知道它将带来的许多好处。你会知道新系统的价值和收益，以及新系统如何改变一些部门的运作方式。然而，负责做最终决定的人可能没有同样的欣赏水平。

内部网项目的主要绊脚石之一是涉众的推回。通常情况下，你会从你的上级那里得到一个否定的回答:

• 现在不是时候
• 我们现在不能批准必要的预算
• 我们可以用现有的制度凑合着用

你的商业案例应该先发制人，用全面而深入的解释来反驳任何可能的反对意见。

“现在不是时候”

此刻世界动荡不安。你的商业领袖可能会对一些需要花费和资源的事情感到不安。但是，您可以通过规划内部网对正在经历变化的业务的转换方式来调整这一点。

当2020年3月全球大流行爆发时，各组织不得不对其工作模式进行近年来最大规模的改革。随着数百万人转向远程工作，管理人员在接触、吸引和激励团队方面面临着新的挑战。

尽管全球经济放缓，许多组织希望在不确定的时期节省重要的现金，但内部网项目仍在继续。在了解了它们在环境中的作用和价值后，许多业务案例甚至被提出，或签署了快速部署。内部网在帮助组织与新远程团队连接、交流和参与方面发挥了核心作用，在需求达到顶峰时，内部网被证明是一种非常宝贵的业务工具。

疫情应对表明，即使感觉“现在不是进行新投资的正确时机”，内部网也是一个长期的、可扩展的、非常有益的平台，不仅能带来回报。现在许多分析人士都在谈论“办公室的死亡”，企业对远程办公的态度也越来越开放，因此配备合适的工具比以往任何时候都更重要。

"我们没有预算"

最初，高层领导不一定会看到一项投资(如内部网)的财务效益。他们可能会推迟这类项目，以寻求更直接的解决方案:获得人才、在现有服务上投入更多资金、进行长时间耗时的员工敬业度调查。

在任何商业案例中，总有解决货币成本的关键需求。虽然首席财务官通常是最注重成本的利益相关者，他们可能对你的项目不太感兴趣，但他们会对项目是否获得批准产生巨大影响。投资成本和回报的透明度是赢得利益相关者的关键!

另一个需要记住的重要方面是业务案例的时机。当你陈述你的情况时，应该考虑到年度预算是什么时候决定的。当你的投资请求更有可能被考虑时，你的业务会有季节性的差异。有时候，即使只是推迟几个星期也会有很大的不同。

“我们已经有了现有的软件来完成这项工作”

许多商业案例都面临着“我们将就”的论点。但是对于大多数组织来说，是现有的软件导致了这个问题。如果当前系统没有任何问题，则无法构建业务用例。

对于这种类型的反对，挑漏洞是你的责任。做到这一点的一个有效方法是将公司的目标与当前的能力进行比较。一个商业使命可能是“减少电子邮件流量”。您可以将现有软件的缺点与新投资的承诺进行比较，例如:“通过引入内部社交工具，减少40%的内部电子邮件流量，减轻内部服务器的负担和成本开销。”

从每个利益相关者组收集抵押品，并查看他们使用的术语或优先级。例如，如果你获得了一份“人力资源12个月战略”文件，上面写着“我们在未来12个月的最大优先事项是将年度员工流动率降低X%”，那么在你的业务案例中解决这个问题就表明你已经理解并迎合了关键决策者的需求。

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构建和展示业务案例并不简单。然而，那些在其基础上具有坚实的业务案例的项目为业务提供了更大的回报，更符合总体业务目标，更有可能满足范围，保持在预算范围内，并在规定的时间范围内完成。一个经过深思熟虑的业务案例流程还将帮助您确定正确的解决方案来满足您的需求，如果需要，还将确保您与正确的提供商合作以实现您的愿景。

变更在任何业务中都是一个挑战，特别是当它可能影响多个部门、流程和涉众目标时。确保你用所有必要的研究、信息和数据来武装自己，以提出一个令人信服而清晰的论点，这是赢得怀疑论者的最有力方法。投入时间，收获回报。