在冠状病毒大流行期间，如何设置远程工作、保持生产力并为员工提供支持
随着全球冠状病毒病例继续激增，形势的发展要求各组织准备并推出建议的甚至强制的在家工作做法，以防止病毒在社区传播。
目前，英国和美国政府正在某些领域推荐这一政策，尽管没有强制规定。然而,几家大型科技公司，包括谷歌、微软、推特和亚马逊美国已经推出了在家工作的政策，许多其他国家也将效仿。
虽然一些组织可能已经有了支持在家办公的基础设施和政策，但对许多组织来说，这可能是一个未知的领域。除了设备或连通性等实际考虑因素外，还需要解决工作人员福祉或可能与世隔绝的问题。
即使对大多数偶尔利用灵活或在家工作政策的员工来说，长期的强制性社交距离也可能是一种完全不同的体验，因为它本身的挑战。不习惯在分散的家庭团队中工作的经理们需要做出相应的调整。
为了准备和支持您的团队，并将对生产力或业务连续性的潜在影响降至最低，以下是管理流程的一些实际步骤。
＃1.设备
对员工设备和任何需要提前满足的要求进行评估。
你的员工是否有笔记本电脑、屏幕、充电器线或其他在办公室外操作所需的物理设备?对于基于办公室的设备，是否有其他选择:例如，在员工机器上安装Skype以取代办公室电话?
与IT和部门经理合作，确定必要的设备，并根据需要填补任何空白，这将确保您的组织在强制政策生效时做好准备。
# 2。连接
随着云技术的使用和Wifi的广泛使用，如今的数字工作场所比以往任何时候都更具可访问性和灵活性。然而，不要想当然地认为员工在家连接时就能正常工作。
检查员工是否有足够的网络连接来履行职责，并鼓励他们测试网络连接——特别是如果他们需要高下载速度来完成日常工作的话。
如果您的内部服务器需要通过使用VPN连接进行访问，请为首次连接的服务器提供必要的工具和信息支持。是否存在潜在的安全漏洞?是否所有员工都有适当的病毒防护措施?
# 3。基础设施
可能需要对IT基础设施进行彻底检查和潜在测试。即使您的工作场所设置为允许员工在家工作，但对于那些通常以办公室为基础的员工来说，完全在家工作的转变将给您的服务器带来前所未有的额外负担。
考虑让几个团队在家工作以测试连接、访问和服务器负载的“试运行”。如果需要额外的措施，请与您的web服务提供商联系，并了解他们的业务连续性计划。
您是否有备份选项或协议，您是否会遇到停机或中断?员工是否意识到自己的责任?
# 4。紧急或危机沟通
除了测试基础设施外，您可能还需要用于危机或紧急通信的替代方案。
例如，你可能需要在工作时间之外与员工沟通，例如意外的办公室关闭或旅行中断意味着你在没有警告的情况下启动了在家工作的政策。如果你的员工在工作之外不定期查看邮件，你怎么能把信息传达出去呢?
提供多渠道危机沟通的广播工具非常适合这种情况，可以通过电子邮件、移动通知和SMS推出通信。如果您的内部网或数字工作场所目前不支持此功能，那么可能需要传统的呼叫/文本级联。
确保员工的联系方式是最新的，可访问的;如果需要的话，可以考虑发放纸质副本或通过电子邮件发给部门经理。绘制出你的梯级，以确保联系到所有人，并跟踪任何紧急通信的接收情况。
#５.工具和应用程序
确定业务中每个团队使用的基本工具和应用程序，并确保员工下载了这些工具和应用程序，并提供适当的登录详细信息和权限。
如果员工缺勤或供应需求构成挑战，IT部门可能希望与不同的供应商核实他们是否制定了业务连续性计划。许多提供依赖于业务的工具或服务的组织已经进行了内部评估，并分发了关于他们正在采取什么行动来最小化影响的信息。
如果员工遇到问题，那么规划每个应用程序或工具的升级联络点也是必要的。
# 6。环境
确保员工有一个合适的工作环境需要与员工进行合作评估:简单地说，你需要他们确认家里有一个安静、不受打扰、功能齐全的工作场所。
在一些受影响地区，学校和托儿所可能已经关闭，这将给一些人带来额外的挑战。当员工面临育儿问题或无法确定合适的环境时，经理们需要逐个评估是否有可行的替代方案，以及这将如何影响更广泛的团队或整体业务。
# 7。沟通
当员工不在视线范围内时，他们就有“out of mind”的危险。建立沟通渠道并发布指导方针，让每个在家工作的人保持联系是至关重要的。
很可能你的组织已经有了多种沟通渠道;确保你为员工确定了可靠的消息来源，以便获得关于公司应对COVID-19的最新信息和行动，例如你的内部网。
在家工作时，即时通讯工具将变得更加重要。这包括即时通讯(如Slack)和数字协作空间(如Microsoft Teams)。标出你的员工在使用什么，确保他们下载了他们需要的东西，并且他们有必要的登录信息。
如果您的团队使用不同的工具或平台，现在可能是时候指定一个全公司范围的平台作为首选。在这种情况下，员工可能需要与平时在办公室不常说话的同事合作。
不要低估更丰富的交流形式的价值和重要性，尤其是在对抗孤立或断开连接方面。拥有视频会议、群呼、甚至一对一面对面简报的渠道都很重要。
为员工和经理设定明确的期望，增加沟通频率，并定期检查。过度沟通应该成为主题:尤其是对于那些不习惯经常离开办公室工作的人。
# 8。战斗隔离
从沟通的主题继续，确保在操作远程工作模式时有时间、空间和机会进行“饮水机交谈”。
在办公室里，与同事的临时和非工作对话是一个组织文化的重要组成部分。它们帮助我们保持联系，参与其中，并与同事建立人际工作关系;如果办公室关闭，保持这些联系将提高工作效率、士气和敬业度。
人们也越来越担心COVID-19疫情对心理健康的影响，不确定性和恐惧导致许多人焦虑。作为人类，我们也不习惯“社交距离”;被迫或长时间不与他人互动可能会很困难，尤其是在与更广泛的危机图景相结合时。
除了定期的沟通和签到，还要考虑如何培养虚拟饮水机，让公司文化保持活力。
创建一个专用的Slack或Teams频道用于非工作聊天，通过分享每个人的状态更新来开始虚拟每日站立;定期发布视频日志更新或虚拟市政厅。向经理简要说明与团队集体和单独签到的重要性，以提供支持和减少孤立。
# 9。生产力
面对我们工作方式的前所未有的转变，如何保持生产力是领导者最关心的问题之一。
人们普遍担心，在家办公的人会占便宜，无法完成工作，或者由于在家工作的伴侣、家务或孩子等分心因素而降低效率。
事实上，对于许多员工来说，有一种相反的趋势。如果不能通过输出以外的任何方式来证明责任，就会有过度工作的诱惑。家庭/工作障碍的消除也会导致超出正常的工作时间或期望。
另一些人可能会发现很难真正“专注”于工作，或者在办公室里没有定期的接触，无法理解人们的期望是什么。
在这两种情况下，沟通和透明度都至关重要。设定员工定期更新工作进度的期望，如果可能的话，设定每天的小目标，并在一天结束时“检查”，让每个人都跟上进度。
如果你有任务管理或协作工具，现在是时候让它们发挥自己的作用了。不仅要与经理分享个人的工作，还要在团队中分享关键的项目、任务和文档，这将有助于保持工作的高效运行，避免不必要的重复工作。
让员工放心，这些措施不是让老大哥监视他们;这是关于给予每个人以不同方式工作所需的可见性、支持和结构。
# 10。设置一个结构
为了促进更好的沟通和提高工作效率，鼓励管理者为他们的新工作日设定一个结构，并在团队中推广。
这可能包括对整个团队的上午简报，然后是直线经理一对一的谈话。中午或午餐后的非正式签到可以确保人们不会面临长时间的无线电静默;以每日总结作为总结，可以确定第二天的优先事项，并帮助员工“放松”，在工作和家庭生活之间建立明确的界限。
要求员工在你的核心运营时间内工作也有助于增加他们和企业的例行公事和结构。不过，要准备好为那些需要照顾孩子或需要照顾他人的人提供一些灵活性。
在单个部门、团队或项目之外，公司范围内的更广泛的沟通结构也是必不可少的。
当员工知道何时、何地以及多长时间可以期待高层领导的更新时，它可以提供急需的保证、结构以及与业务的持续联系感。
# 11。明确职责
如果COVID-19疫情继续升级，你的员工很可能会受到直接影响，或者因为照顾亲属或受抚养人的需求而受到影响。
虽然大多数组织可以应对短期的缺勤，但长期或潜在的大规模资源损失会产生重大影响。如果两个或更多的团队成员同时离开，谁有知识、权限、技能或权限在他们不在的时候拾取东西?如果需要，谁可以成为指定的升级点?
规划出你的业务中那些对基本连续性至关重要的元素:例如，确保你的网站保持活跃，或者有人可以为客户和消费者提供更新。雷竞技rat如果当时负责的主要人员在一段时间内处于“离线”状态，确保有一个连续性计划来确定谁可以接手。
作为连续性计划的一部分，您可能需要向个人询问关键流程的“如何操作”备份指南。确保信息集中存储并可访问。如果经理不在，委派责任也很重要。
# 12。文件及资料
即使是那些使用基于云的模型进行文档管理和存储的组织，我们也会发现，如果没有严格的治理，情况可能会恶化一些。
文档可能不是集中存储的，最终会存储在个人的桌面或个人驱动器上;多个版本最终可以存储在不同的地方;文件夹结构可能不直观或不容易遵循。在办公室里的日常工作中，这些都是小烦恼:当远程操作时，它们可能会成为工作效率的真正障碍。
鼓励经理对团队文件和信息进行小型审计，确保所有员工都能获得履行职责所需的信息和文件夹。对于更广泛的业务，核心策略、过程和信息的可信的、集中的位置是必不可少的。检查重要的政策，如病假和缺勤报告协议是最新的。
检疫业务
与组织中的任何重大变化一样，要做好准备，向大规模远程工作的转变将是一个重大调整。
员工可能需要一段时间才能找到新的工作节奏和工作方式;这对我们许多人来说是前所未有的情况，这需要一些理解和灵活性。虽然业务连续性规划要求我们考虑对客户、消费者和更广泛的业务运营的影响，但情况要求我们采取以人为本的方法:从我们的员工开始。雷竞技rat
好消息是，通过采取适当的步骤和准备，我们可以在不断发展的冠状病毒大流行期间管理和减少在家工作的潜在影响。确保工作人员:
- 清楚协议和他们的职责吗
- 接受来自经理、团队和业务部门的定期联系和沟通
- 了解他们的期望是什么，并有明确的工作目标
- 是否有履行职责所需的必要工具和信息
有了这些步骤，在家工作可以取得成功:即使面对不确定性和持续的压力，也要帮助你的企业保持运营和生产力。
