走向内部:曼彻斯特城市大学内部网的故事
这家教育和研究提供商需要调整其通信服务，使员工能够更好地支持学生
曼彻斯特城市大学(Manchester Metropolitan University)的网站正在努力满足两种不同受众的需求——内部员工和它所服务的外部学生——它需要一种新的方法。
该大学拥有超过5300至5700名员工，包括季节性或短期在大学工作的会期员工。分布在5个学院和13个研究中心，教职员工随时负责38,000多名学生。
为了给学生提供正确的支持、信息和有效的路标，工作人员需要正确的工具、知识和关系。
然而，内部信息和文件是静态的，围绕着部门结构发展，经常与学生材料混在一起。由于所有东西都放在外部WordPress网站上，员工在寻找所需的东西时面临着挑战和挫折。大学需要一种新的方法。
内部网经理奥斯汀·梅森带领我们走过曼彻斯特城市大学在2018年与Interact合作后彻底改革其内部通信服务的历程。
从心中的最终目标开始
认识到现有的外部网站无法满足员工需求是曼彻斯特大都会大学内部网之旅的关键第一步。
奥斯汀解释说:“大学进行了一项关于改善沟通和参与的员工调查，作为调查的一部分，有三个不同的要求。”
“首先，需要改善来自大学的新闻和更新的共享和获取。下一个要求是主要政策、程序和重要文件的可查找性;最后，提供一个增强型员工名录，除了电话号码和职位头衔之外，还可以包括照片和其他信息。”
作为公共教育机构，大学面临着持续的监督和问责，同时也面临着教职员工和学生竞争激烈的市场。
因此，工作人员不仅需要信息来确保他们为学生提供卓越的体验和服务，而且还需要满足广泛的预算、合规和机构需求。
用户主导的方法:定义新的内部网结构
在选择Interact作为合作伙伴并认识到需要分离基于内部和外部的内容之后，曼彻斯特城市大学聘请Austen作为其专门的内部网经理，监督迁移和构建新的内部网内容的过程，并进行日常管理。
Austen和他的团队选择将用户测试和反馈作为其设计方法的核心:从过程中最关键的人，也就是将使用新平台的员工那里获得输入。
奥斯汀说:“我们把Treejack的文章和调查放在我们现有的WordPress网站上，开始了这个过程。
“我们用它做了一些初步测试，并从工作人员那里得到了一些关于主导航的反馈。在这个过程中，我们问工作人员，‘如果你在找这个或那个，你希望在哪里找到它?’，测试不同类型的内容。
“这些结果帮助我们确定顶级导航，内容应该放在哪里，如何给它贴上标签，以及人们到达他们想要的东西的旅程。”
该项目最大的挑战之一是将曼彻斯特大都会博物馆网站上已有的不同类型的内容分离出来。什么是以员工为中心，什么是以学生为中心?哪些内容是跨界服务于两种观众的?它是否适合这些观众?
“这并不是说我们想向外界隐瞒信息;我们致力于透明度，”奥斯汀解释道。
“但它使管理更加容易，并为员工创造了一个特定的空间，让他们找到与在曼彻斯特大都会工作有关的信息。它是为内部用户量身定制的。
“例如，我们的人力资源信息现在只在内部网上，已经从外部网站上删除了。”
翻译曼彻斯特大都会艺术博物馆的品牌和设计愿景
内部网(尤其是主页)的外观和感觉会对用户如何参与和连接到他们的新平台产生巨大影响。因此，正确处理是至关重要的。
然而，曼彻斯特大都会也需要确保用户能够轻松地“拿起和玩”，并确保尽可能多的采用。为了便于过渡到新的内部网，新设计受到了曼彻斯特大都会博物馆外部品牌和网站的影响。
奥斯汀解释说:“在要求Interact在整个内部网应用主题之前，我们让我们的网络团队参与设计阶段，并在外部网站上使用特色配色方案来测试内部网的外观。”
该团队还包括来自市场营销的利益相关者，就应用于内部网的品牌提供反馈和指导，帮助塑造外观和感觉。
打破藩篱:脱离部门结构
默认使用基于部门或团队的方法来组织内容和信息是非常普遍的。
然而，多年的经验表明，我们内部的内部网专家团队并不适用于大多数组织。在今天的工作场所，培养跨部门的联系可以对员工的工作体验产生巨大的影响。
曼彻斯特大都会大学明白打破这些障碍的价值，尤其是在其外部网站上以部门为中心的结构失败之后。相反，团队决定对其顶级导航采用“组织范围”的结构。
奥斯汀说:“我们有‘我们的大学’，它涵盖了曼彻斯特大都会大学的战略和大学范围内的项目，以及校园建筑地图等实用元素。”
“新闻区为员工提供来自大学各地的中央团队的自上而下的新闻，提供不同地区或部门的见解。
“然后我们有‘在这里工作’和‘我该怎么做?，两者都是更实用的元素;政策及指引，或为教职员在大学生活期间提供日常支援。我们包括了常用内容或元素的快速指针，后来我们还为经常访问的内容添加了A到Z。”
现场学习:边走边学
内部网应该始终被视为一个有机的、不断发展的过程:它不是你“完成”并按下上线，然后才离开的东西。它是组织中充满活力和活力的一部分。
奥斯汀和他的团队将这句话牢记于心，采用以用户为中心的敏捷方法不断开发曼彻斯特大都会内部网。
最初的软发布只有300-400名员工，包括来自每个不同部门的内部网领导，这使得团队在整个组织范围内发布之前能够获得一些初步的见解和反馈。团队能够根据需要做出反应和调整。
奥斯汀说:“有趣的是，在我们的研究和用户测试过程中，对电子邮件网络访问链接的要求并没有出现多少，但当我们第一次打开内部网时，却没有链接，这引发了人们的反应。”
“尽管员工可以通过许多不同的方式访问电子邮件——例如，通过Outlook应用程序或在家访问网页，但仍有很多人想要内网主页的快速链接。
“当人们开始反馈他们认为会在那里的时候，我们不得不迅速添加它:确实是在最初的几个小时内!”
特性和功能的交错推出雷竞技网站上
我们正在逐步释放不同的元素，并缓慢而稳定地建立内部网。
仅仅因为一个工具可以做一件事，并不一定意味着它应该从一开始。
向员工介绍一个具有各种花哨功能的平台——特别是当它与他们习惯的平台有很大的飞跃时——可能会不利于采用和参与。对于一些组织来说，从长远来看，错开的方法可能会更成功。
奥斯汀解释说:“我们确定了内部网的第四个长期目标，主要是为员工引入社交元素和协作功能。”雷竞技网站上
“我们在新闻区开启了评论和点赞，这是我们以前从未有过的。人们现在对这个功能越来越熟悉了，然后我们进一步引入了Timeline新闻提要，员工可以在那里发布简单的更新。
“我们也看到我们的第一个社区开始蓬勃发展。例如，英国脱欧社区是一个团队网站，主要面向非英国公民的员工，他们可能会受到英国变化的影响。它包含了一些更详细的信息，但也允许员工在论坛上发布他们看到的其他人可能会觉得有趣的事情，或者分享他们的经历。
“最终，我们希望在进入下一个阶段之前确保我们得到了主要元素，所以我们正在逐步发布不同的元素，并缓慢而稳定地建立内部网。”
采用和参与曼彻斯特大都会内部网
每个组织的成功看起来都不一样，尤其是涉及到内部项目的时候。评估新的曼彻斯特大都会内部网的结果意味着回顾那些最初的目标和目标，并深入分析使用情况，以发现员工使用最广泛的领域。
通过将新的内部网作为内部更新和活动的默认位置，该团队帮助促进了整个大学的大规模使用。例如，2019年，曼彻斯特大都会大学的内部网首次使用日历功能管理了由副校长在每个日历年年初发布的战略更新。这七场活动都已被员工在内部网上预订一空。
曼彻斯特大都会内部网的活跃用户排名为97%，显示出新平台的广泛采用和使用。
集中的日历功能在其他领域也很有用。该大学的参与周——包括180多个不同的活动——也在内部网中管理。
为了建立预期和兴奋感，在内部网主页上进行了启动倒计时;在上线后的15分钟内，该团队就看到了前所未有的400个注册用户，其中包括射箭或龙与地下城，以及谷歌Drive关于网络安全的演讲。
共有超过2,000个不同日历项目的活动名额被预订，是理大举办的最成功的参与周之一。
“日历对我们来说是最有用的功能之一，”奥斯汀说。雷竞技网站上
“这是一个中心场所，任何工作人员都可以看到并报名参加活动;它使用起来非常简单，无论何时我们有一个会话、活动或谈话，我们都可以快速轻松地添加它们。”
授权员工，提供更好的学生体验
得益于增强的人员目录——它远远超出了姓名和职位，帮助员工找到彼此——以及关键信息的集中托管，员工比以往任何时候都能更好地联系和了解情况。反过来，这使得教职员工能够提供更好的学生体验。
在沟通方面，通过区分这两种受众，并量身定制各自的接收内容，该大学已经改变了参与度和相关成果。
也许最清楚地证明这一价值的是该大学的年度内部学生调查(ISS)。
国际空间站不仅用于帮助大学不断学习和提高基于学生的反馈;它有助于识别潜在的挑战或需要解决的问题，并为曼彻斯特大都会大学的排名结果提供反馈。让尽可能多的学生完成调查是管理层的首要任务。
然而，对参与率影响最大的或许是工作人员。确保工作人员知道让学生完成调查的内容和方式至关重要。为了在这一过程中为员工提供支持，“工具包”被创建并托管在新的内部网上，以提供必要的工具、信息和常见问题的答案，使员工比以往任何时候都更容易传递信息。
因此，曼彻斯特大都会大学在2019年获得了有史以来最高的国际空间站参与率。
