电子邮件应该成为历史的5个原因

据称，第一封电子邮件是在1971年发送的，当时程序员雷·汤姆林森向另一台连接到阿帕网的计算机发送了“QWERTYUIOP”信息，阿帕网是我们都知道和喜爱的互联网的前身。汤姆林森不可能预测到他的发明会成为歌利亚——无论是它令人印象深刻的范围，还是它如何受到更小但更有效的通信工具的威胁。世界各地的许多员工都对电子邮件的低效和压力感到不满，但我们继续使用电子邮件，因为它已经根深蒂固地存在于我们的日常工作流程中。Ray Tomlinson的项目并不是沟通的最终目的，是时候停止停留在需要改进的地方了。以下是电子邮件应该成为历史的五大理由。

1.这让我们压力很大

随着智能手机、平板电脑和越来越多的新技术的出现，我们能够在正常工作时间后很长时间内保持联系。事实上，62%的人允许电子邮件在他们的个人设备上更新，一天24小时，一周7天。所有这些连通性都有其好处，包括在工作场所，但它也对健康和福祉产生了负面影响。最近的研究发现，收到工作邮件的电话通知会让人感到紧张和担忧，进行这项研究的心理学家小组称电子邮件是一种“危险”。有毒的压力来源压力不仅会损害一个人的精神和身体健康，这应该是减少电子邮件的足够理由，它还会侵蚀他们的工作能力。根据最近的一项研究在美国，近一半的员工工作表现问题与压力直接相关。无论你是从员工健康的角度还是从底线的角度来看待这个问题，信息都是一样的。减少电子邮件，减少压力。

2.这不是一个有效的协作工具

想象一下这样的场景:Kathleen和Tobi正在合作编写一份文档。凯瑟琳写了初稿，用电子邮件发给托比。托比收到电子邮件，下载文档，在跟踪更改的情况下进行更正，在电脑上保存一份副本，将该副本附加到新电子邮件中，并将其发回给凯瑟琳。清洗，冲洗，重复。这个过程反复进行，直到最终他们有了一个成品(假设在这个过程中他们没有技术问题，没有人会困惑于哪个版本是最新的，等等)。使用基于云的解决方案在美国，凯瑟琳和托比可以省去电子邮件的中间人，只需在各自的机器上一起编辑一份文档的母版。这可能看起来微不足道，但节省的时间和避免的混乱加起来。

3.它是分散

根据这是加州大学欧文分校的一项研究在美国，被打断后重新集中注意力平均需要20分钟。考虑到员工发送和接收的电子邮件数量(据估计，2014年全球共发送了1963亿封电子邮件!)，每天的工作效率都会下降20分钟。我们中的任何一个人在完成工作时都需要经常查看我们的收件箱，这是一个奇迹。最糟糕的是，回复邮件让人感觉很有效率——按下回复按钮就像是一种成就，而更多时候是拖延。

4.它占用了我们的时间

分心和浪费时间似乎是形影不离的。值得注意的是，员工花在电子邮件上的具体时间在14%到28%之间，这取决于邮件来源。即使是在低端，这个估计也高得惊人。每天14%的时间在收发电子邮件?有了这样的数字，电子邮件通信似乎成为大多数职位描述的核心组成部分。而合作是不可否认的重要，难道就没有更好的办法了吗?我们生活在科技时代;我们应该能得到更多的回报。为您的组织选择正确的解决方案决定了生产力和停滞之间的差异，并且有足够的机会让员工重新将他们的时间集中在生产性活动上。充分利用时间所带来的好处肯定是值得付出努力的。

5.它掩盖了知识

知识管理对组织来说是一个大问题，特别是随着对大型数据池和全球化、分布式团队的访问越来越多。公司失去每年高达570万美元当员工花费过多的时间搜索信息或无法首先找到正确的信息时。电子邮件导致了这个问题，当知识在通信中共享或发现，然后继续只存在于收件箱中。这些知识很快就被每天收到的雪崩般的其他电子邮件淹没了。电子邮件很容易导致知识管理不善把关键的一方排除在外．

还有更好的解决方案

电子邮件并不是通信和合作的唯一方式。市场上的新数字工具清单可能令人生畏，但它值得消除噪音以减轻压力并提高工作效率。电子邮件有它的优点，但不挑战它的缺点对我们没有任何好处。智能等工具内部网。其中包括任务管理系统、基于云的编辑工具等等，这些都是公司可以利用的强大新技术。汤姆林森先生无疑是一位杰出的创新者，但我们是时候站在巨人的肩膀上展望更美好的未来了。