5 P进行成功会议的使用你的内部网

如果你不小心,你可以填满你的整个星期会议,是否虚拟,在办公室或非现场会议的数字工作没有改变数量!但是你的这些会议,既是组织者和参与者;和多大的粉碎机有这些会议成为完成工作吗?有趣的是,最近的一次互动社区调查显示的快照4工作分心(电子邮件、会议、社交媒体和互联网),会议被认为是为亚军最坏的罪犯,占超过31%的响应。这些发现让我相信对于许多企业而言,会议不是结构化的或生产,成为一种障碍有助于协作在工作的地方。

当然必须有一个方法,使会议有用吗?5 P的有效会议计划已经存在一段时间了,但似乎已经被遗忘了随着新技术的出现。所以可以肯定的是,通过合并两家在一起,我们可以创建一个更好的处理对会议的成功…

1。目的

为什么会议继续呢?它会帮助你,团队或者项目吗?这是良好的实践要求清晰的贡献什么,所以每个人都知道对他们的期望是什么,他们是否提供支持前进的最佳人选。当然都说很好,但你要如何确定这些信息让团队的每个人都能够使用它吗?

这是额外的业务在有目的的技术。通过这些讨论在一个开放的团队空间在你的内部网,每个人都可以看到的讨论,你可以确保知识和人们没有错过。

2。产品

你去过多少会议,通过事后没有关注吗?你感觉这是一个完整的浪费每个人的时间没有行动或有形的结果。

再一次,使用team space确定预期的结果是什么。会议的结果预期和结果将如何测量?

你甚至可以发送一个调查参与者找出结果他们期望的会议。这将确保思想是排队,你会得到进一步洞察的期望。

有一个地方一切都捕获也意味着你不会失去任何知识或信息当有人离开了,当有人接管他们不必召开会议在同一位——这是所有记录,产品和所有。

3所示。过程

遵循以上步骤将帮助每个人到达会议的目的,通过了解需要实现。你已经保存时间的会议,你现在需要确保讨论继续跟踪通过您选择的方法和工具来实现你的目标。

这可能是通过创建一个工作流,每个人都记录下来,然后,如果在相同的平台上您的团队空间之后对每个人都很容易共享和访问。你甚至可以添加在授权的步骤和行动所以需要实现的一切,当由世卫组织和记录。

值得考虑的什么信息你可能需要访问和存储。最新的局域网技术允许您访问所有组织的应用程序和系统从一个平台。另外,与单点登录(SSO)你会避免任何尴尬的时刻试图登录多个系统在会议期间。

4所示。人

当然人们一个会议的基本要素,既是参与者和利益相关者。拥有一个开放的团队空间将帮助您捕捉重要的人是谁,并将帮助您识别那些可能已经错过了。然而,这并不总是可能的如果会议是敏感的,因为它可能是一个封闭的组织设置为私人或隐藏,私人的美当然是,如果觉得他们能增加价值他们意识到它的存在,可以取得了联系。

专家在组织内部也可以通过智能内部网搜索表明某些领域内的经验或知识的人根据他们的内容和个人信息。

5。准备

这对组织者和参与者是至关重要的,如果我们诚实,可能最被遗忘(也许因为我们有太多的会议在日记中找到时间去做)。但是,这是一个好方法来帮助你充分利用所有房间里的思想。

尽量在会议前发布一个任务让与会者有机会思考到底什么才是他们想要摆脱它,他们可以做些什么来确保他们有充分的准备。使用团队空间要求每个人都提出主题——这样做公开将创建一个意义上的所有权,引发额外的想法在集团,当然,确保所有重要的话题。

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