12个内部网最佳实践要素来点燃你的内部沟通

Maxxam是加拿大能源、环境、食品和DNA行业分析服务和解决方案的市场领导者，也是必维集团公司-世界领先的测试，检验和认证服务。我们通过应用严谨的科学，以及位于加拿大40个地点的2,400多名员工的知识和专业知识雷竞技rat，为客户做出的关键决策提供支持。

2014年6月，我们推出了“Catalyst”，这是一个新的内部网，旨在激发变革，改善我们在Maxxam的联系、沟通和协作方式。我们对Catalyst的主要目标，以及其布局和设计背后的指导原则是:

• 让我们的员工能够快速、轻松地与同事建立联系
• 鼓励部门内部或项目上的合作
• 提供方便地访问员工执行日常任务所需的信息
• 专门为经理和主管建立一个全面的资源中心

利用Interact的技术，我们能够设计一个以员工为中心的平台，突出员工需要的信息，一目了然，并引入了一个社交方面，为我们的文化增加了价值，提高了员工的敬业度。

我们为自Catalyst发布以来所取得的成就感到自豪，也为我们在第一年里对其外观和功能所做的许多改进感到自豪。

1)内部网命名

在科学上，催化剂是一种能加快化学反应速度的物质。催化剂就是能量!

标志中的火花既是一种催化剂的视觉表现，也为启动和正在进行的参与活动(“点燃变革”)提供了完美的叙述。

2)信息架构

我们的菜单简洁、直接，没有太多的子菜单。我们将许多顶级菜单项链接到内容区域，而不是单个页面，以减少点击量。

3)企业内网主页

根据我们在发布6个月后从Catalyst调查中收到的反馈，主页显然是我们内部网中一个需要清理和改进的区域。2015年6月，我们公布了一个重新设计的主页，其中包括公告，故事和统计数据一目了然，员工每天需要的所有内部和外部链接都可以快速访问。

以前的主页

目前主页

4)内网设计

在整个站点的登陆页面(那些有自己的左侧菜单的页面)上，我们创建了对称的大型小部件，以增加一眼扫描信息的能力，并保持一致的外观。

我们试图包括至少一个较大的照片，视觉或图形在每个登陆页作为一个行动呼吁。例如，视觉效果、图标、照片用于内部沟通或员工参与活动，这些信息总是显示在我们的主页小部件上，这些小部件保留给重要和长寿的信息。

在内容的小部件，为了尽量减少文本，所有项目都以缩短列表的形式显示，以保持简洁和易于阅读的外观。免费文本小部件允许我们通过创建标题、列表和图标组来定制我们的内部网。在我们主页的最上方，我们有一个“请注意”的标题，让员工注意到任何需要知道的紧急信息，或者任何时间敏感的信息。

例子

5)发行前两周

为了让员工知道我们正在过渡到一个新的内部网，我们在发布前几周在现有的内部网上发布了预告，并在全国各地的所有地点展示了预告海报。

6)发行前一周

我们一直等到上线前一周才发送简短的“即将上线”电子邮件，强调新内部网的具体功能——所有这些都是基于我们的主要优势/消息，并强调了旧内部网所缺乏的功能。雷竞技网站上

7)发行周

为了接触到我们地理上分散的员工基础，他们中的许多人不在办公室环境中工作，而是在实验室或现场工作，我们知道我们需要使用多管齐下的通信方法来接触尽可能多的人。

我们的沟通团队在全国各地进行了一次启动周的巡回演出，提供面对面和实际操作的培训研讨会，并在我们的八个主要地点举行了非正式的午餐室信息会议。午餐时间，公司设立了咨询台，让员工有机会提问，了解更多关于Catalyst的信息，并带走一些Catalyst的纪念品。我们分发了钢笔、手提袋和记事本。我们还制作了大型羽毛横幅，用于在餐厅和人口密集的地区展示。

此外，我们还提供了一些网络研讨会培训课程，供小型或偏远地区的员工参加。

我们在培训研讨会上强调了一些新的社交功能:雷竞技网站上

• @提及/标记同事
• 给页面添加一个“观察”，这样当页面被更改或更新时，你就会收到通知
• 将一个页面添加到您的收藏夹以收藏它，并轻松地从您的主页访问它
• 喜欢共享的页面或内容
• 在您的时间轴上共享内容，并在Catalyst全局时间轴上查看所有站点范围内的活动

8)发行后一周

在我们上线一周后，经过内部网管理员培训的Catalyst大使继续在现场提供支持，他们设置信息表，帮助员工填写个人资料，并带领他们参观网站。

后续的邮件分发，让员工知道去哪里寻求Catalyst的支持，如果他们有任何问题可以问谁。他们制作了30秒的培训视频，并在Catalyst上分享，向员工解释和展示如何使用内部网的关键区域。

我们想让员工放心，仅仅因为发布日已经结束，他们就不用在这个全新的、非常不同的内部网上自己解决问题。我们提供的持续支持帮助了早期的员工采用，因此成功地推出了内部网。

在Catalyst的主页上，我们推出了“首次使用Catalyst的五件事”，概述了员工第一次访问时应该做的第一件事:

• 更新他们的个人资料
• 回顾一下介绍视频
• 通读Catalyst术语表
• 回顾Catalyst规则，它强调适当的内部网礼仪和行为
• 访问Catalyst支持论坛寻求帮助或分享您对如何改进Catalyst的想法或想法

9)内联网推广活动

在推出Catalyst后，我们开展了一项参与活动，在Maxxam各部门之间进行了为期两周的友好竞争，以增加完成的个人资料。在这两周的每一天，我们都推荐了拥有100%完整内部网档案的员工最多的前三个部门(基于每个部门的最高百分比)。这些部门被认为是催化剂全明星。只有在个人资料中定义了部门的用户才有资格参与此挑战。

我们还利用这个机会提醒员工完成他们的个人资料，如果他们还没有这样做，并包括一个链接到说明作为复习。

利用Interact的配置文件分析，我们能够生成每日报告，从而相应地更新主页。到目前为止，我们有21%的员工拥有完整的个人资料。考虑到我们大约75%的员工远程工作，他们并不总是坐在电脑前，或者只能使用共享的电脑，我们认为这个比例是一项成就。当我们仅根据每天在电脑前工作的员工计算个人资料完整性得分时，完成个人资料的百分比为60%。

10)内网支持团队

由于通信组管理内部网，我们确保在Catalyst上现有的和新的内容区域之间的品牌是一致的。虽然我们最初可能会设置一个部分或创建一个模板，但它的所有权被转移到适当的个人或组。事实上，我们发现，授权员工成为当地新闻的内容创造者，对提高员工敬业度非常有帮助。用户开始更多地参与到Catalyst中，并以点赞、分享、评论等形式做出更多贡献。

为了保持布局、菜单结构和组织的一致性，我们确保Catalyst的作者和内容创建者都接受过培训，这样他们就知道如何设置内容区域、创建菜单项，以及组织与Catalyst上其他内容一起有意义的信息。作为Catalyst的支持团队，我们总是在这里帮助Catalyst的作者和用户。团队所有者也接受过培训，因此他们知道如何在Catalyst上请求和建立团队。

11)分析结果

在Catalyst发布几周后，我们的内部网团队坐下来总结了发布前、发布期间和发布后的情况，并讨论了在培训期间发现的任何紧迫问题或问题。我们对哪些方面进展顺利(面对面培训、快速解决技术问题、整体支持系统)以及哪些方面可以做得更好(提前解释之前的内部网、Maxxnet和Catalyst之间的差异，进行更多的测试以避免链接中断/权限问题，加强IT支持)有了深刻的理解。

到目前为止，我们继续定期召开会议，根据我们每月监测的分析来计划活动和宣传活动。我们还为Catalyst上的不同角色建立了培训计划:管理员、批准作者、作者。我们制作了一套详细的用户指南，连同面对面和基于网络的培训课程，已被证明有效地增加了我们内联网的内容所有权和管理。健康与安全、质量保证、人力资源等部门现在由适当的小组管理和照顾。

值得强调的是协作分析，它表明22%的用户参与和参与了Catalyst，而不仅仅是上网点击和观看。这一比例从大约一年前的5%上升到了22%。虽然还没有达到100%，但我们很高兴看到Catalyst上的协作有所改善，并希望通过举办鼓励员工评论、分享、提交和点赞的参与活动，慢慢地但肯定地增加这个数字。

12)保持员工的积极性

虽然发布那天的兴奋已经过去了，但我们确保在Catalyst上总是有一些话题可以谈论，或者有一些新的东西可以查看，无论是员工可以参与的新活动，本地活动的照片库，客户成功的故事，还是我们认为员工想知道的内部公告。

协作是我们在整个Catalyst中推广的东西，而不仅仅是通过鼓励使用Teams区域。我们确保员工有多个接触点来提供他们的反馈或改进的想法。这有助于提高员工的敬业度和采用率，因为我们的员工觉得他们参与了我们活生生的内部网的发展和改进。因为他们最终是我们的最终用户，所以在改进或更改我们的内部网主页(包括哪些信息，如何显示等)以及导航结构时，我们总是会考虑员工的反馈。

我们引入并整合了最新的社交和数字趋势，以保持员工的兴趣，并经常计划在我们的内部网中更新领域，以继续吸引新员工和现有员工。我们的内部网不仅成为员工获取所需信息的资源，成为了解公司动态的新闻来源，还成为员工与遍布全国40个地区的2400多名同事联系的地方。我们还创建了一个社交平台，不仅在外观上，而且在信息层次、逻辑和内部网菜单项导航的一致性上都有很好的品牌。

因此，在推出Catalyst一年后，我们看到员工沟通、协作和联系的方式有了显著改善。