12内部网最佳实践成分点燃你的内部沟通

Maxxam是加拿大的市场领导者在分析服务和解决能源、环境、食品和DNA行业的一员法国船级社组织公司——世界领先的测试、检验和认证服务。我们支持重要决定由我们的客户通过严格科学的应用程序和超过2400名员工的知识和技能,雷竞技rat那些位于40地点在加拿大。

2014年6月,我们推出了“催化剂”,一个新的内联网,旨在引发改变和改善我们的连接方式,在Maxxam沟通和协作。催化剂的主要目标,它的布局和设计背后的指导原则,包括:

• 让我们的员工与同事快速而方便地联系
• 鼓励在部门或项目合作
• 提供方便地访问员工执行日常任务所需要的信息
• 创建一个全面的资源中心专门为经理和主管

使用交互的技术,我们能够设计一个employee-focused平台,员工需要强调信息乍一看,并引入了社会方面,它增加了我们的文化和价值增加了员工敬业度。

我们很自豪我们已经走了多远,因为催化剂的发射,和许多改进我们能够使其外观和功能在第一年。

1)命名我们的内部网

在科学中,催化剂是一种物质,增加化学反应的速率。催化剂是能量!

火花的标志是一个可视化表示催化剂以及为启动和持续的参与提供了完美的叙事活动(“点燃变化”)。

2)信息架构

我们的菜单是整齐、简单和不包括太多的子菜单。我们已经联系我们的许多顶级菜单项内容区域而不是个人页面减少点击。

3)内部网主页

根据我们收到的反馈催化剂调查6个月后启动,很明显的主页是一个地区在我们的内网需要整理和改进。2015年6月,我们发现一个重新设计的主页,包括公告,在看故事和统计信息,快速访问所需的所有内部和外部链接的员工每天。

以前的主页

目前主页

4)局域网设计

在登陆页面上用自己的左手(菜单),我们已经创建了对称和大型部件增加扫描信息的能力乍一看和维护一个一致的外观。

我们试着至少包括一个更大的照片,视觉或图形在每个着陆页的行动呼吁。例如,视觉效果、图标、图片用于内部沟通或雇员参与活动和这些信息总是显示在我们的主页上小部件,这是预留给信息的重要性和长寿。

在内容的小部件最小化文本,所有物品都显示为列表缩短,保持干净,容易阅读。自由文本小部件允许我们定制内部网通过创建标题,列表和组的图标。在主页的最顶端,我们有一个“注意力”头,把关注员工需要知道任何紧急信息,或任何敏感信息。

例子

5)前两周

给员工一个头来,我们过渡到一个新的内联网,我们在现有的内部网急转弯发表公告在发射前几个星期的一天,并显示急转弯全国海报在我们所有的地方。

6)一个星期之前发射

我们等到一个星期在发射前的前一天发送短“即将推出”的邮件,强调特定特性的新的内联网——所有基于我们的主要好处/消息,并高亮显示功能,我们的老内部网是缺乏的。雷竞技网站上

7)推出一周

达到我们地理上分散的员工基础,许多的人没有在办公室工作环境,但花时间在实验室或在这个领域,我们知道我们需要使用多管齐下的通信方法来达到尽可能多的人。

我们交流团队一周推出全国巡演提供面对面和实习培训研讨会,以及非正式餐厅信息会议在我们的八个主要位置。在午餐时间,建立了员工信息表有机会提问,了解更多关于催化剂并带走一些催化剂赃物。我们把笔、手提袋和记事本。我们还创建了大羽毛横幅显示在餐厅和高度密集的地区。

此外,我们发表的网络研讨会培训数量较小或偏远地区的员工可以参加。

我们强调的一些新的社会功能在培训班:雷竞技网站上

• @mention /标签的同事
• 添加一个“看”到一个页面,这样你发送通知当一个页面被修改或更新
• 将页面添加到您的收藏夹书签,很容易从你的主页访问它
• 像一个页面或内容共享
• 分享内容在你的时间表和查看所有站点范围内的活动的催化剂全球时间表

8)一个星期后发射

我们推出了一个星期后,催化剂大使他们训练有素的内部网管理员仍然是现场支持他们建立信息表来帮助员工个人资料并带他们到网站。

后续邮件分发给让员工知道对催化剂载体和谁去问他们是否有任何问题。30秒的训练视频短片被创建并共享在催化剂解释和向员工展示如何使用内联网的关键领域。

我们想让员工相信,仅仅因为发射当天,他们没有留下自己想办法在这个新的和不同的内部网。持续的支持与早期的员工采用我们提供的帮助,因此成功的内部网。

催化剂的主页,我们特色“五件事当第一催化剂”开始,它概述了员工应该做的第一件事第一次访问:

• 更新他们的个人资料
• 回顾介绍视频
• 阅读词汇的催化剂
• 回顾催化剂规则,强调适当的内部网礼仪和行为
• 访问的催化剂支持论坛寻求帮助或分享你的想法或一个想法如何提高催化剂

9)局域网采用运动

启动的催化剂,我们订婚了活动增加完成概要文件在两个星期长在Maxxam友好的部门之间的竞争。每天都在这两个星期,我们有三个部门有员工100%完成局域网配置文件(每个部门基于比例最高)。这些部门所有的恒星被认为催化剂。只有用户定义他们的部门档案都有资格列入这一挑战。

我们也借此机会提醒员工完成他们的档案如果没有这样做,和包括指令作为复习的链接。

利用交互的概要分析,我们能够生成每日报告相应更新主页。到目前为止,我们有21%的员工完成配置文件。考虑到大约75%的员工远程工作,他们并不总是在电脑前或只有访问共享计算机,我们认为这个比例是一个成就。当我们计算资料完整性得分仅基于员工每天都在电脑前,完成资料的百分比是60%。

10)内部支持团队

由于通信集团管理局域网,我们确保品牌是一致的在现有的和新的内容区域的催化剂。虽然我们可能最初设置一段或创建一个模板,它的所有权转移到适当的个人或团体。事实上,我们发现,让员工成为当地新闻的内容创造者Maxxam位置非常有助于提高员工敬业度。用户开始变得更涉及催化剂和贡献更多喜欢的形式,分享、评论等。

保持布局,菜单结构和组织一致,我们确保催化剂作者和内容创建者训练他们知道如何建立一个内容区域,创建菜单项和组织信息有意义与其他催化剂。随着催化剂支持团队,我们一直在这里帮助作者和用户群催化剂。球队老板也在训练,所以他们知道如何请求和催化剂上设置一个团队。

11)分析结果

我们的内部团队坐下来几周后启动催化剂总结如何之前,期间和之后发射和讨论过程中发现任何问题或问题的训练。我们走了有坚实的理解顺利(面对面的培训,快速解决技术问题,全面的支持系统),我们可以做得更好(提前解释前面的内部网之间的差异,Maxxnet和催化剂,更多的测试以避免失效链接/权限问题,更强的支持)。

到目前为止,我们继续举行定期会议计划活动和活动基于我们的分析,我们每个月监测。我们还建立了一个培训项目的催化剂不同的角色:管理员,通过作者、作者。创建一组详细的用户指南,以及面对面的和基于网络的培训课程,已被证明是有效的在增加内容所有权和管理我们的内部网。部分,如健康和安全、质量保证、人力资源等等,现在由适当的组织管理和照顾。

值得强调的合作分析显示22%的用户参与,参与的催化剂,而不是上网点击查看。这22%是高于一年前的5%。虽然还没有接近100%,我们是快乐的,有改善催化剂的合作,并希望慢慢地增加这个数字在未来保持参与活动,鼓励员工发表评论,分享,提交和。

12)保持员工的参与

虽然启动一天的兴奋已经过去,我们确保总有一些谈论或新的东西看看催化剂,无论它是一个新赛季,员工可以参与,从本地相册查看事件,客户成功故事,或内部声明我们认为员工会想知道。

协作是我们促进整个催化剂,不仅通过鼓励团队区域的使用。我们确保有多个接触点为员工提供他们的反馈和改进的想法。这能够帮助驱动员工敬业度和采用,作为我们的员工觉得他们参与经济增长和改善我们的生活和呼吸内部网。因为他们最终是我们的最终用户、员工反馈总是被认为是改善或修改我们的内部网主页(什么信息是特色,它是如何显示,等等),以及导航结构。

我们引进和集成最新的社会和数字趋势保持相关和保持员工的兴趣,并计划在我们内部网的刷新区域时常继续进行新的和现有的员工。我们内部网已成为我们的员工不仅资源获取他们需要的信息,找出发生了什么新闻来源的公司,和一个地方,他们可以连接和超过2400的同事在全国40个位置。我们还创建了一个社交平台,品牌不仅在外表上,而且在其一致性信息的层次结构,逻辑和导航菜单项的内部网。

结果,一年之后推出的催化剂,我们看过的显著改善员工沟通,协作和连接。